Meilenstein für die digitale Payroll: BAG-Urteil erlaubt elektronische Gehaltsabrechnungen
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28. Januar 2025 eine richtungsweisende Entscheidung getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf die Digitalisierung von HR-Prozessen und die betriebliche Praxis hat. Das Urteil erlaubt Arbeitgebern, Entgeltabrechnungen rechtssicher in digitaler Form bereitzustellen, ohne dass eine ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer erforderlich ist. Diese Entscheidung bringt sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile und sorgt für mehr Klarheit in der Praxis.
Situation vor dem Urteil
Vor dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 28. Januar 2025 war die Situation bezüglich elektronischer Gehaltsabrechnungen wie folgt:
Rechtliche Unsicherheit: Es gab keine klare höchstrichterliche Entscheidung zur Zulässigkeit ausschließlich digitaler Gehaltsabrechnungen.
Unterschiedliche Gerichtsentscheidungen: Einige Landesarbeitsgerichte, wie das LAG Niedersachsen und das LAG Hamm, urteilten, dass die bloße elektronische Bereitstellung von Lohnabrechnungen zum Abruf durch den Arbeitnehmer nicht ausreiche, um die gesetzliche Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung zu erfüllen.
Zustimmungserfordernis: Viele Arbeitgeber gingen davon aus, dass sie für die Umstellung auf digitale Abrechnungen die ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer benötigten.
Papierform als Standard: Die Übermittlung von Gehaltsabrechnungen in Papierform war noch weit verbreitet und wurde von vielen Arbeitnehmern als Standard betrachtet.
Unsicherheit bei der Umsetzung: Arbeitgeber waren unsicher, wie sie die Digitalisierung von Personaldokumenten rechtssicher umsetzen konnten, insbesondere im Hinblick auf die Erfüllung des gesetzlichen Textformerfordernisses gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO.
Diese Situation führte zu Zurückhaltung bei der Umstellung auf vollständig digitale Abrechnungssysteme und zu rechtlichen Auseinandersetzungen, wie im Fall der Edeka-Verkäuferin, die auf einer Papierabrechnung bestand.
Digitalisierung der Arbeitswelt vorantreiben
Mit diesem Urteil erleichtert das BAG die Digitalisierung in Unternehmen. Arbeitgeber sind nun berechtigt, Gehaltsabrechnungen elektronisch bereitzustellen, ohne auf die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeiters angewiesen zu sein. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern spart auch Papier und Druckkosten.
Rechtliche Sicherheit für Unternehmen
Ein zentraler Aspekt der Entscheidung ist die Rechtssicherheit für Unternehmen. Das BAG bestätigt, dass die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen der gesetzlich vorgeschriebenen Textform entspricht. Arbeitgeber können somit auf papierlose Lösungen umstellen, ohne rechtliche Risiken einzugehen.
Effizienzsteigerung und Kostenersparnis
Die Umstellung auf digitale Entgeltabrechnungen bedeutet eine erhebliche Effizienzsteigerung. Unternehmen sparen Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand ein und können ihre HR-Prozesse optimieren. Das entlastet nicht nur die Personalabteilungen, sondern auch die Umwelt.
Holschuld statt Bringschuld
Eine weitere bedeutsame Klarstellung betrifft die Frage der Zustellung. Das BAG definiert den Anspruch auf eine Entgeltabrechnung als Holschuld. Das bedeutet, dass Arbeitgeber die Abrechnung lediglich zur Verfügung stellen müssen, während Arbeitnehmer selbst dafür verantwortlich sind, diese abzurufen. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung tatsächlich erhält.
Berücksichtigung der Arbeitnehmerinteressen
Gleichzeitig hat das BAG den Schutz der Arbeitnehmerinteressen berücksichtigt. Für Beschäftigte ohne privaten Online-Zugang müssen Arbeitgeber Möglichkeiten schaffen, die Entgeltabrechnungen im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Dies stellt sicher, dass niemand von wichtigen Informationen ausgeschlossen wird.
Stärkung der Mitbestimmung
Das Urteil betont zudem die Rolle des Betriebsrats bei der Einführung digitaler Abrechnungssysteme. Unternehmen müssen den Betriebsrat in den Entscheidungsprozess einbinden und können so eine einvernehmliche Lösung für alle Beteiligten schaffen.
Fazit: Ein Meilenstein für die Modernisierung der Arbeitswelt
Mit diesem Urteil hat das BAG einen wichtigen Schritt zur Modernisierung des Arbeitsrechts gemacht. Die Entscheidung ebnet den Weg für eine weitreichende Digitalisierung von Personaldokumenten und vereinfacht betriebliche Prozesse erheblich. Gleichzeitig werden die Rechte der Arbeitnehmer gewahrt und die Mitbestimmung gestärkt. Unternehmen profitieren von effizienteren Abläufen, während Arbeitnehmer weiterhin Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen haben. Ein echter Fortschritt für die digitale Arbeitswelt!
