Das Problem: Zeitwirtschaft wird unterschätzt
Excel-Tabellen für die Zeiterfassung? Handschriftliche Stundenzettel? In vielen deutschen Unternehmen ist das noch immer Realität – ein Thema, das viele vor sich herschieben. Mit erheblichen Folgen für die Qualität der Lohnabrechnung.
Die rechtliche Lage ist eindeutig, auch wenn sie kompliziert klingt:
Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht diese Pflicht auch für Deutschland. Aktuell liegt ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor – doch ein finales Gesetz zur digitalen Zeiterfassung gibt es immer noch nicht.
Aber – und das ist entscheidend – die Erfassungspflicht gilt bereits jetzt über das Arbeitsschutzgesetz!
Die erschreckenden Zahlen
Trotzdem setzen viele Unternehmen noch auf veraltete Methoden:
Laut aktuellen Zahlen von Bitkom:
- 16 Prozent der Unternehmen in Deutschland nutzen noch Excel-Tabellen für die Zeiterfassung
- 13 Prozent arbeiten sogar mit handschriftlichen Stundenzetteln
- Das bedeutet: Knapp jedes dritte Unternehmen arbeitet ohne professionelles Zeitwirtschaftssystem
Die Konsequenzen:
- Massive Ineffizienz und fehlende Digitalisierung
- Fehleranfällige Prozesse in der Payroll
- Studien zeigen: Nur 78 Prozent aller Lohnabrechnungen weltweit sind korrekt
- Falsche oder ungenaue Zeiterfassung ist eine der Hauptfehlerquellen
Zeitwirtschaft und Payroll – zwei die sich verstehen müssen
Viele Unternehmen investieren in moderne Payroll-Systeme – und übersehen dabei die Zeitwirtschaft. Ein Fehler:
Ohne saubere Zeitdaten funktioniert auch das beste Abrechnungssystem nicht.
Die Zeitwirtschaft liefert die Basisdaten für die Payroll:
- Anwesenheitszeiten und Fehlzeiten
- Überstunden und Zuschläge
- Urlaubstage und Krankheitsmeldungen
- Schichtzulagen und Sonderzahlungen
Single Source of Truth: Moderne Workforce-Management-Systeme sorgen dafür, dass diese Daten digital, fehlerfrei und revisionssicher erfasst werden – und nahtlos in die Payroll fließen.
Denn die Erfassung von Kommen und Gehen allein reicht längst nicht mehr.
Podcast-Serie: Zeitwirtschaft 2025
Um diese Thematik praxisnah zu beleuchten, hat der DER PAYROLL Podcast gleich eine zweiteilige Podcast-Serie produziert. Unser Gast: Matthias Gebhard – seit 25 Jahren Experte für Zeitwirtschaftssysteme bei ProTime (SD Worx Gruppe).
Teil 1: Vom Stundenzettel zur KI – Status Quo & moderne Lösungen
Erschienen: 30. Oktober 2025
In Teil 1 sprechen wir über den Status Quo: Warum Unternehmen bereits jetzt handeln sollten, was ein modernes Zeitwirtschaftssystem heute können muss und was dies Unternehmen bringt.
Themen dieser Folge:
- Warum die Zeitwirtschaft oft unterschätzt wird – obwohl sie für die Payroll zentral ist
- Warum Excel und Papier rechtlich und technisch nicht mehr ausreichen
- Was moderne Workforce-Management-Systeme können müssen
- Self-Service, mobile Apps und automatisierte Workflows
- Schnittstellen zur Payroll – die Bedeutung von Single Source of Truth
- KI-gestützte Personaleinsatzplanung – Live-Demo aus der Praxis
Das Highlight: Matthias Gebhard zeigt im Gespräch, wie KI heute automatisch Schichtpläne erstellt – unter Berücksichtigung von Qualifikationen, Ruhezeiten, gesetzlichen Vorgaben und Teamvorlieben. Regelbasiert, transparent, effizient.
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Die wichtigsten Erkenntnisse aus Teil 1
1. Zeitwirtschaft ist Payroll-Infrastruktur
Fehlerhafte Zeitdaten = fehlerhafte Lohnabrechnung. Digitalisierung der Zeitwirtschaft ist kein „Nice-to-have“, sondern essentiell für saubere Payroll-Prozesse.
2. Excel & Papier sind rechtlich problematisch
Laut Referentenentwurf zum EuGH-Urteil müssen Zeiterfassungssysteme in der Dokumentation zukünftig revisions- und fälschungssicher sein. Excel-Tabellen und Papier erfüllen diese Anforderungen nicht.
3. Moderne Zeitwirtschaftssysteme sind mehr als Stempeluhren
Workforce-Management-Systeme bieten Self-Service, mobile Apps, automatisierte Workflows und Transparenz für Mitarbeiter.
4. Schnittstellen zur Payroll sind entscheidend
Nur was auszahlungsrelevant ist, muss in die Payroll. Moderne Systeme erlauben flexible Konfiguration: Welche Zeitart wird mit welcher Lohnart übertragen?
5. KI optimiert Personaleinsatzplanung
KI-Systeme erstellen heute Schichtpläne nach hinterlegten Regeln, berücksichtigen Qualifikationen und Skill-Levels, sorgen für faire Verteilung und planen bei Krankmeldungen in Echtzeit um.
Teil 2 von DER Payroll Podcast: Systemwechsel in der Zeitwirtschaft – Praxis & Erfolgsfaktoren
Erscheint: 19. November 2025
In Folge 14 geht es dann um die Umsetzung eines Systemwechsels in der Zeitwirtschaft: Wie läuft ein Systemwechsel ab, welche Hausaufgaben müssen vorher erledigt werden und welche Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden?
DER PAYROLL PODCAST richtet sich an alle HR & Payroll Professionals und Entscheider:innen, die ihre Payroll- und HR-Prozesse digitalisieren, effizienter gestalten und zukunftssicher aufstellen möchten – mit Expertenwissen und praxisnahen Tipps.
