Wer schon einmal als Lohnabrechner eine neue Arbeitgeberbetriebsnummer beantragt hat, kennt das Problem: Das Verfahren ist oft bürokratisch, mit Rückfragen von Agentur für Arbeit und Unfallversicherung – völlig normal. Das ändert sich gerade: Seit Juli 2025 unterstützt ein KI-Assistent bei der Auswahl des wirtschaftlichen Schwerpunkts, indem er Freitextbeschreibungen der Betriebe analysiert und passende Wirtschaftsunterklassen vorschlägt. Das macht den Antrag deutlich einfacher und reduziert Fehler.
Aber auch bei der Deutschen Rentenversicherung tut sich etwas: Künstliche Intelligenz soll in mehreren Prozessen unterstützen – und dabei geht es längst nicht mehr nur um Service-Optimierung.
KI bei der Rentenversicherung: Das ist schon Realität
KIRA prüft Lohnkonten: Ein KI-Assistent durchsucht Beitrags- und Meldedaten nach Auffälligkeiten, Lücken und Unregelmäßigkeiten. Betriebsprüfer erhalten eine risikoorientierte Priorisierung, entscheiden aber weiterhin selbst – der flächendeckende Einsatz ist ab 2026 geplant.
KI-Assistent für Gutachten: Digitale Analysen prüfen jährlich zehntausende medizinische Gutachten für Erwerbsminderungsrenten auf Widersprüche und Unstimmigkeiten, um die Qualität zu erhöhen und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Voicebot im Service: Ein KI-gestützter Sprachassistent strukturiert Anrufe, erfasst Versichertendaten und leitet an die richtige Stelle weiter – so werden Servicecenter spürbar entlastet.
euBP: Die (beinahe) stille Revolution ab 2027
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird ab dem 1. Januar 2027 für alle Arbeitgeber ausnahmslos zur Pflicht. Prüfrelevante Lohn- und Finanzdaten müssen dann digital und strukturiert aus zertifizierten Systemen übermittelt werden – Excel-Listen und papierbasierte Ablagen gelten ab diesem Zeitpunkt nicht mehr als prüfungsfähig.
| Phase | Verpflichtung | Details |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2023 | Entgeltabrechnungsdaten | Digitale Übermittlung direkt aus systemgeprüften Programmen |
| Ab 01.01.2025 | Finanzbuchhaltungsdaten | Relevante FiBu-Daten zusätzlich digital; Befreiung bis Ende 2026 auf Antrag möglich |
| Ab 01.01.2027 | Volle Pflicht | Keine Ausnahmen mehr, alle prüfrelevanten Daten ausschließlich digital |
Handlungsdruck: Was Payroll und HR jetzt tun müssen
Damit KI-Assistenten wie KIRA mit sauberen Daten arbeiten können, brauchen Unternehmen schon heute strukturierte, konsistente und vollständig digitale Payroll- und Buchhaltungsprozesse. Wer 2027 noch mit Insellösungen, manuellen Listen oder halbdigitalen Workarounds arbeitet, riskiert Verzögerungen, Nachforderungen und deutlich kritischere Prüfungen.
3 Schritte, um als Unternehmen entspannt in die KI- und euBP-Ära zu gehen:
Datenqualität sicherstellen: Lohn-, Meldungs- und FiBu-Daten einem strukturierten Qualitäts-Check unterziehen – von Stammdaten über SV-Schlüssel bis zur Kontenzuordnung.
Systemlandschaft prüfen: Payroll-Software, Schnittstellen und Archivierung auf euBP-Fähigkeit und GoBD-/DSGVO-Konformität prüfen und entsprechend aufrüsten.
Externe Expertise einbinden: Payroll-Digitalisierungsberatung nutzen, um Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren und KI-Assistenten sinnvoll einzubinden – statt nur „die nächste Pflicht“ abzuarbeiten.
Fazit: Wer jetzt handelt, reduziert Risiken, entlastet sein Payroll-Team und nutzt KI-Assistenten als echten Vorteil – statt sie nur als weitere Anforderung der Rentenversicherung zu erleben.
Als Beraterin für digitale Payroll begleite ich Unternehmen genau in diesem Transformationsschritt: von fragmentierten Prozessen hin zu einer prüfungs- und KI-fähigen Payroll-Landschaft. Die euBP kommt – die Frage ist: wie vorbereitet ist Ihre Payroll? Beratung anfragen
