Worum es geht – in einem Satz
Gleicher Lohn für gleiche und gleichwertige Arbeit, unabhängig vom Geschlecht. Dieses Prinzip steht in Deutschland seit 2017 im Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) – bisher allerdings mit begrenzter Durchschlagskraft. Das ändert sich gerade. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) muss das deutsche Recht bis zum 7. Juni 2026 deutlich nachschärfen – und aus einem „zahnlosen Tiger“ wird ein verbindliches Pflichtprogramm mit Berichtspflichten, Beweislastumkehr und Sanktionen.
KI-generierter Video-Überblick, erstellt mit NotebookLM auf Basis dieses Blogbeitrags.
Wo wir Stand April 2026 wirklich stehen
Wichtig für alle, die gerade mit Beratern und Anbietern sprechen: Das deutsche Umsetzungsgesetz ist noch nicht beschlossen.
- Die Richtlinie ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten, Umsetzungsfrist ist der 7. Juni 2026.
- Die Bundesregierung hat im Juli 2025 eine Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ eingesetzt. Deren Abschlussbericht liegt seit 24. Oktober 2025 vor.
- Ein Referentenentwurf wurde für Q1 2026 erwartet. Dass Deutschland die Frist am 7. Juni 2026 hält, gilt in der Fachdiskussion als fraglich.
- Auch ohne verabschiedetes Gesetz gilt: Der Inhalt der Richtlinie ist gesetzt, der nationale Spielraum ist klein – und deutsche Gerichte legen geltendes Recht zunehmend richtlinienkonform aus.
Heißt übersetzt: Wer jetzt wartet, bis das deutsche Gesetz steht, ist zu spät dran. Vergütungssysteme, Datenqualität und Prozesse lassen sich nicht in ein paar Wochen aufräumen.
Was sich ab 2026 gegenüber dem EntgTranspG 2017 ändert
Fünf Punkte, die den Unterschied machen.
1. Berichtspflichten ab 100 Beschäftigten – gestaffelt nach Größe
Die Richtlinie staffelt die Pflichten nach Unternehmensgröße:
| Unternehmensgröße | Pflicht | Turnus / Start | Relevanz für Payroll |
|---|---|---|---|
| < 100 MA | Keine gesetzliche Berichtspflicht, aber Auskunfts- und Informationspflichten | Ab Umsetzung 2026 | Daten für Einzelauskünfte, saubere Vergütungslogik |
| 100–149 MA | Entgelttransparenzbericht, ggf. gemeinsame Entgeltbewertung bei ≥ 5 % Lohngefälle | Alle drei Jahre ab 7.6.2031 | Regelmäßige Equal-Pay-Auswertungen und Berichte |
| 150–249 MA | Entgelttransparenzbericht, ggf. gemeinsame Entgeltbewertung bei ≥ 5 % Lohngefälle | Alle drei Jahre ab 7.6.2027 | Wiederkehrender Reporting-Prozess in Payroll / HR |
| ≥ 250 MA | Entgelttransparenzbericht, ggf. gemeinsame Entgeltbewertung bei ≥ 5 % Lohngefälle | Jährlich ab 7.6.2027 | Laufende Monitoringreports, schnelle Korrekturen bei Auffälligkeiten |
Die Berichte beziehen sich jeweils auf das vorangegangene Kalenderjahr. Für Unternehmen ab 150 Beschäftigten heißt das: Der erste Bericht 2027 betrifft die Daten aus 2026. Und 2026 läuft schon.
2. Auskunftsansprüche – ab dem ersten Beschäftigten
Die 200-Mitarbeitenden-Schwelle des alten EntgTranspG fällt. Künftig kann jede Beschäftigte schriftlich Auskunft verlangen über:
- die eigene Entgelthöhe und
- das durchschnittliche Entgelt vergleichbarer Tätigkeiten, aufgeschlüsselt nach Geschlecht.
Wichtig und von vielen übersehen: Die Richtlinie stellt auf das arithmetische Durchschnittsentgelt ab, nicht mehr nur auf den Median wie das aktuelle EntgTranspG. Das ist für die Payroll-Auswertung kein Detail, sondern ein methodischer Bruch.
3. Informationspflichten ab 50 Beschäftigten
Ab 50 Beschäftigten müssen Arbeitgeber ihren Leuten leicht zugänglich machen, nach welchen objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien Gehalt festgelegt und weiterentwickelt wird. Unter 50 Beschäftigten kann der nationale Gesetzgeber ausnehmen – muss aber nicht.
4. Transparenz im Recruiting
- Pflicht zur Angabe von Einstiegsgehalt oder Gehaltsspanne in der Stellenausschreibung oder spätestens vor dem ersten Gespräch.
- Verbot der Frage nach dem bisherigen Gehalt. Nicht „kritisch prüfen“ – verboten.
- Gehaltsgeheimhaltungsklauseln in Arbeitsverträgen sind nicht mehr zulässig, soweit sie Gespräche über Entgelt untersagen.
5. 5-Prozent-Trigger, Beweislastumkehr, Sanktionen
- Liegt das Entgeltgefälle in einer Vergleichsgruppe bei mindestens 5 % und ist nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Gründe erklärbar, muss der Arbeitgeber binnen sechs Monaten nachbessern – oder gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung durchführen.
- Die Beweislast liegt im Streitfall beim Arbeitgeber.
- Sanktionen: Entschädigungen für Betroffene (Nachzahlung, Boni, immaterieller Schaden), Bußgelder und mögliche Ausschlüsse aus öffentlichen Vergabeverfahren.
Wer ist betroffen – die oft übersehene Ebene
Die Tabelle oben zeigt, ab welcher Unternehmensgröße die Berichtspflicht greift. Was sie nicht zeigt – und was in der Praxis gerne untergeht:
- Auskunftsansprüche gelten größenunabhängig, also auch in der 30-Personen-Firma.
- Informationspflichten zu Vergütungskriterien greifen ab 50 Beschäftigten.
- Transparenz im Recruiting gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe.
Heißt übersetzt: Das Thema lässt sich auch in kleinen Betrieben nicht aussitzen. Nur die formale Berichtspflicht an die Aufsichtsbehörde ist auf Unternehmen ab 100 Beschäftigten begrenzt.
To-dos für HR: Strukturen, Kriterien, Kommunikation
HR sitzt bei diesem Thema am Steuer. Die Richtlinie sagt ziemlich klar, was vorbereitet sein muss.
Vergütungsgrundsätze dokumentieren. Kriterien für Entgeltfestsetzung (Qualifikation, Berufserfahrung, Verantwortung, Leistung, Marktwert, Tarifbindung) und Entgeltentwicklung (Leistungsbeurteilung, Beförderungen, Rollenwechsel) müssen objektiv, geschlechtsneutral und für die Beschäftigten leicht zugänglich sein. Nicht als Alibi-Dokument, sondern als Auslegungsgrundlage im Ernstfall.
Stellen und Vergleichsgruppen sauber aufsetzen. Stellenbeschreibungen vereinheitlichen, „gleiche“ und „gleichwertige“ Arbeit im Unternehmenskontext definieren – inklusive der vier Bewertungsdimensionen Kenntnisse, Verantwortung, Anstrengung, Arbeitsbedingungen. Vergleichsgruppen festlegen (Funktion, Level, Standort): Das ist die Grundlage für jede spätere Analyse und im Streitfall die Basis der Argumentation.
Equal-Pay-Analyse vorbereiten – gemeinsam mit Payroll. Wo gibt es Unterschiede? In welchen Vergleichsgruppen liegen wir über 5 %? Lassen sich diese Unterschiede objektiv erklären – und zwar so, dass die Begründung auch vor einer Aufsichtsbehörde trägt? Wenn nicht, gibt es nur einen sauberen Weg: korrigieren. Kosten bewusst einplanen, nicht wegdiskutieren.
Recruiting neu aufsetzen. Gehaltsspanne oder Einstiegsgehalt in die Stellenanzeige – oder spätestens schriftlich vor dem ersten Gespräch. Die Frage nach dem bisherigen Gehalt raus aus allen Vorlagen und Interview-Leitfäden. Einheitliche Einstufungslogik für Neueinstellungen, damit „Verhandlungsgeschick“ nicht zum Diskriminierungsrisiko wird. Das BAG hat 2023 klargestellt: Individuelle Verhandlungsstärke rechtfertigt keine Ungleichbezahlung bei gleicher Arbeit.
Arbeitsverträge und Führungskräfte. Gehaltsgeheimhaltungsklauseln prüfen und anpassen. Führungskräfte zu Dokumentationspflichten, Diskriminierungsrisiken und Auskunftsansprüchen schulen – weil genau auf dieser Ebene die meisten Entgeltentscheidungen fallen und die meisten Fehler gemacht werden.
To-dos für die Payroll: ohne Daten keine Transparenz
Ohne saubere Daten kein belastbarer Bericht. Punkt. Wenn die Stammdaten wackeln, wackelt jede Analyse, jeder Report, jede Argumentation gegenüber Aufsichtsbehörde oder Betriebsrat. Die Entgelttransparenzrichtlinie ist der beste Anlass seit Jahren, in der Payroll gründlich auszumisten.
Die großen Baustellen in Kurzform:
- Stammdaten und Entgeltbestandteile aufräumen – inklusive bAV und Sachbezügen, denn der Entgeltbegriff der Richtlinie ist weit.
- Entgeltstrukturen systemseitig abbilden – Gehaltsbänder, Änderungsgründe, Historie.
- Standardreports vorbereiten – Durchschnitt und Median, variable Anteile, Verteilungen, FTE-bereinigt.
- Prozesse definieren – für Auskünfte, Berichte und Kommunikation mit Beschäftigten und Betriebsrat.
- Dokumentation revisionssicher aufsetzen – Stichtage, Vergleichsgruppen, Berechnungslogik.
Wie tief diese Themen tatsächlich reichen – und warum digitalisierte Unternehmen mit hoher Datenqualität hier ganz klar im Vorteil sind – habe ich im zweiten Teil dieser Serie ausführlicher aufgeschrieben: [Entgelttransparenzgesetz: Warum digitalisierte Unternehmen mit hoher Datenqualität die Nase vorn haben] (Link folgt).
Fazit: HR definiert die Regeln. Payroll liefert die Zahlen. Die Geschäftsführung trägt die Verantwortung.
Die Entgelttransparenzrichtlinie ist kein weiteres Gesetz für den Personalordner. Sie ist ein Reality-Check: für Vergütungsstrukturen, für Datenqualität, für die Zusammenarbeit zwischen HR und Payroll.
Wer jetzt beginnt, hat 2027 einen belastbaren Bericht, 2026er Daten, die man auch im Nachhinein erklären kann, und Vergütungssysteme, die nicht nur der Aufsichtsbehörde, sondern auch dem eigenen Team standhalten. Wer wartet, bis das deutsche Gesetz steht, wird dieselbe Arbeit unter Zeitdruck machen – nur teurer und mit mehr Risiko.
Und ganz ehrlich: Ein sauber aufgeräumtes Vergütungssystem ist auch ohne EU-Richtlinie eine Sache, die sich lohnt.
