Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler
Fehler gehören zum Arbeitsalltag. Ob ein Tippfehler in einer Marketing-Broschüre, eine übersehene Rechnung in der Buchhaltung oder ein fehlerhaft gefertigtes Bauteil in der Produktion – überall kann etwas schiefgehen. Das gilt auch für die Lohnabrechnung.
Obwohl Payroll-Mitarbeiter für ihre Genauigkeit bekannt sind, passieren auch hier Fehler. Doch nicht alle Fehler sind gleich. Während kleine Ungenauigkeiten meist wenig Schaden anrichten, können große Abrechnungsfehler erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben. Sozialversicherungsnachzahlungen, Lohnsteuerfehler oder fehlerhafte Vergütungen können das Unternehmen teuer zu stehen kommen.
Und hier kommt die Führung ins Spiel: Denn oft sind es nicht nur individuelle Fehler, sondern strukturelle Probleme, die zu solchen Risiken führen.
Fehler aus Unwissenheit – Wenn Wissen fehlt, entstehen Lücken
Die meisten schwerwiegenden Fehler in der Lohnabrechnung entstehen durch fehlendes Wissen – nicht nur bei den Payroll-Mitarbeitern, sondern auch bei HR, Buchhaltung oder in der Führung. Prozesse sind unklar, Schnittstellen funktionieren nicht oder wichtige Informationen werden nicht weitergegeben.
Ein paar typische Beispiele:
- Ein neuer Sachbezug wird eingeführt, aber niemand meldet ihn der Lohnabrechnung – mit der Folge, dass steuerliche Regelungen nicht korrekt berücksichtigt werden.
- Ein neuer Mitarbeiter bekommt kein Gehalt, weil HR die Payroll-Abteilung nicht rechtzeitig informiert.
- Ein steuerlich relevanter Bonus wird falsch abgerechnet, weil die Abrechnungsteams nicht ausreichend geschult sind.
Erfahrene Payroll-Mitarbeiter haben oft ein „Radar“ für kritische Themen. Sie wissen, wann sie nachhaken müssen. Weniger erfahrene Kollegen hingegen können Risiken oft gar nicht erst erkennen – einfach, weil ihnen das Wissen fehlt.
Und genau hier ist Führung gefragt. Wer in der Payroll arbeitet, muss das nötige Know-how haben – oder gezielt weiterentwickeln. Die Auswahl, Schulung und Begleitung der Mitarbeiter liegt in der Verantwortung der Führungskraft. Auch HR und Buchhaltung müssen verstehen, wie Payroll-Prozesse funktionieren, um die Zusammenarbeit reibungslos zu gestalten.
Fehlerkultur – Offenheit statt Vertuschung
Fehler in der Lohnabrechnung sind unangenehm – besonders für gewissenhafte Mitarbeiter. Doch wie mit Fehlern umgegangen wird, entscheidet darüber, ob daraus gelernt wird oder ob sich Fehler wiederholen.
Ein Arbeitsumfeld, in dem Fehler bestraft oder verschwiegen werden, führt nicht zu besseren Ergebnissen – sondern zu Unsicherheit und mangelnder Weiterentwicklung.
Eine gute Führungskraft setzt daher auf eine positive Fehlerkultur:
- Fehler dürfen offen angesprochen werden.
- Lösungen stehen im Fokus, nicht die Schuldfrage.
- Austauschplattformen helfen, aus den Fehlern anderer zu lernen.
Besonders in der Lohnabrechnung, wo Fehler oft direkte finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben, ist eine konstruktive Fehlerkultur entscheidend.
Vertrauen ist gut – Kontrolle essenziell – Fehler frühzeitig erkennen und vermeiden
Eine gute Fehler- und Lernkultur reicht jedoch nicht aus – Unternehmen müssen zusätzlich wirksame Kontrollmechanismen etablieren. Ohne ein strukturiertes System zur Fehlervermeidung bleibt jede Payroll-Abteilung anfällig für Risiken.
Welche Kontrollmechanismen sind sinnvoll?
✅ Vier-Augen-Prinzip: Kritische Abrechnungen und manuelle Eingaben sollten immer von einer zweiten Person überprüft werden.
✅ Automatisierte Plausibilitätsprüfungen: Moderne Abrechnungssysteme bieten Funktionen, um Unstimmigkeiten wie extreme Gehaltsschwankungen oder doppelte Abzüge automatisch zu erkennen.
✅ Regelmäßige interne Audits: Monatliche oder quartalsweise Prüfungen helfen, Fehler frühzeitig zu identifizieren.
✅ Checklisten für Prozesse: Eine gut dokumentierte Payroll-Checkliste kann sicherstellen, dass keine wesentlichen Schritte übersehen werden.
✅ Schnittstellenkontrollen: HR, Buchhaltung und Payroll müssen einen abgestimmten Informationsfluss haben – z. B. durch klare Meldewege und Fristen.
Durch diese Maßnahmen können viele typische Payroll-Fehler vermieden werden, bevor sie überhaupt entstehen. Eine starke Führungskraft erkennt die Notwendigkeit solcher Mechanismen und setzt sie konsequent um.
Lernkultur – Fehler vermeiden, bevor sie passieren
Jede Payroll-Abteilung muss sich kontinuierlich weiterentwickeln. Gesetzliche Änderungen, wie zuletzt bei Minijobs oder Sachbezügen, erfordern ständige Weiterbildung. Wer hier spart, riskiert Fehler – und damit hohe Folgekosten.
Eine kluge Führungskraft sorgt dafür, dass:
- Mitarbeiter regelmäßig geschult werden.
- Weiterbildungsbudgets realistisch kalkuliert sind.
- Neue Mitarbeiter gezielt eingearbeitet und begleitet werden.
- Nimmt Zeichen Überforderung ernst z.B. durch den Fachkräftemangel und schafft Abhilfe
Ein dreitägiges Grundlagenseminar reicht nicht aus. Payroll-Expertise braucht Zeit und entsteht nur durch eine gute Grundlagenausbildung, durch eine gezielte Kombination aus Theorie, praktischer Anwendung im Unternehmen und steter, laufender Weiterbildung.
Fazit: Führung macht den Unterschied
Eine exzellente Lohnabrechnung passiert nicht von allein – sie muss aktiv gesteuert werden.
✅ Ohne Steuerung keine fehlerfreie Lohnabrechnung – Prozesse müssen klar definiert und regelmäßig überprüft werden.
✅ Gute Führungskräfte etablieren eine positive Fehler- und Lernkultur – denn nur so kann sich das Team stetig verbessern.
✅ Weiterbildung ist kein Luxus, sondern ein Muss – um Haftungsrisiken und Nachzahlungen zu vermeiden.
✅ Payroll-Recruiting erfordert Weitblick – nicht nur Fachwissen zählt, sondern auch Potenzial und die richtige Begleitung.
✅ Kontrollmechanismen sind essenziell – Fehler lassen sich durch klare Prüfprozesse und Automatisierung frühzeitig erkennen und vermeiden.
Ich unterstütze Sie gerne dabei, Ihre Payroll-Abteilung strategisch zu stärken – sprechen Sie mich an!
