KI(RA) schaut in die Lohnbücher – ab 2027 wird die digitale Betriebsprüfung Pflicht!
Wer schon einmal als Lohnabrechner eine neue Arbeitgeberbetriebsnummer beantragt hat, kennt das Problem: Das Verfahren ist oft bürokratisch, mit Rückfragen von Agentur für Arbeit und Unfallversicherung – völlig normal. Das ändert sich gerade: Seit Juli 2025 unterstützt ein KI-Assistent bei der Auswahl des wirtschaftlichen Schwerpunkts, indem er Freitextbeschreibungen der Betriebe analysiert und passende Wirtschaftsunterklassen vorschlägt. Das macht den Antrag deutlich einfacher und reduziert Fehler.
Aber auch bei der Deutschen Rentenversicherung tut sich etwas: Künstliche Intelligenz soll in mehreren Prozessen unterstützen – und dabei geht es längst nicht mehr nur um Service-Optimierung.
KI bei der Rentenversicherung: Das ist schon Realität
KIRA prüft Lohnkonten: Ein KI-Assistent durchsucht Beitrags- und Meldedaten nach Auffälligkeiten, Lücken und Unregelmäßigkeiten. Betriebsprüfer erhalten eine risikoorientierte Priorisierung, entscheiden aber weiterhin selbst – der flächendeckende Einsatz ist ab 2026 geplant.
KI-Assistent für Gutachten: Digitale Analysen prüfen jährlich zehntausende medizinische Gutachten für Erwerbsminderungsrenten auf Widersprüche und Unstimmigkeiten, um die Qualität zu erhöhen und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Voicebot im Service: Ein KI-gestützter Sprachassistent strukturiert Anrufe, erfasst Versichertendaten und leitet an die richtige Stelle weiter – so werden Servicecenter spürbar entlastet.
Jahresrückblick 2025: Wir machen Payroll-Teams fit für die Zukunft – mit KI und fachlicher Expertise
Unsere Highlights 2025 Ein erfolgreiches Jahr geht zu Ende. Die Payroll Academy blickt zurück auf 12 Monate Innovation, praxisnahe Trainings und wichtige Entwicklungen im Bereich der KI-gestützten Payroll-Weiterbildung. Zu Beginn des Jahres haben wir unsere KI-gestützten Lernkonzepte speziell für HR- und Payroll-Mitarbeitende weiterentwickelt. Payroll-Lernreisen und Payroll lernen mit KI – erste Erfolge Im Frühjahr startete […]
Von wegen ganz einfach – Systemwechsel-Projekte erfolgreich umsetzen!
DER PAYROLL Podcast #14
Systemwechsel werden gerne aufgeschoben. Sie sind anstrengend, binden Ressourcen und laufen selten reibungslos. Doch in den nächsten Jahren führt kein Weg daran vorbei – von der Buchhaltung über Payroll bis zur Zeitwirtschaft. Veraltete Systeme bremsen Digitalisierung aus. Warum? Weil veraltete Systeme einfach nicht mehr die Funktionen bieten, die für Digitalisierung, Schnittstellenfähigkeit und effizientes Arbeiten notwendig sind.
Trotzdem schieben viele Unternehmen diesen Schritt so lange wie möglich hinaus. Gefährlich, denn wer jetzt nicht handelt droht den Anschluss an Digitalisierung und KI zu verlieren.
Genau deshalb sind Vorbereitung, Systemauswahl und eine realistische Erwartungshaltung entscheidend.
In Teil 2 der Zeitwirtschafts-Serie von DER PAYROLL Podcast schauen wir uns das Thema Systemwechsel konkret für die Zeitwirtschaft an: Wie setzt man einen solchen Systemwechsel erfolgreich um? Matthias Gebhard (ProTime/SD Worx) teilt seine Erfahrungen aus 25 Jahren und Hunderten von Projekten – und erklärt, warum die größten Fehler nicht während der Implementierung passieren, sondern schon vorher.
Girls Day 2024 – Der Startschuss für Payroll Lernen mit KI!
Am Girls’ Day 2024 war ich wieder als Gastgeberin dabei. Ziel des Girls’ Day – „Ich werde Chefin“ – ist es, jungen Mädchen das Thema Selbständigkeit näherzubringen. Gleichzeitig sollte der Arbeitsalltag einer Selbständigen erlebbar werden.
Mein spezielles Thema: Mit KI Azubis ausbilden und für Payroll fit machen. Hier begann alles: Girls’ Day 2024 – Payroll lernen mit KI!
Payroll lernen mit KI – ein Experiment
Für mich war der Girls’ Day 2024 ein spannendes Experiment. Ich wollte herausfinden, ob es gelingt, Schülerinnen Payroll-Themen innovativ und praxisnah mit KI näherzubringen und dabei ihr Interesse zu wecken.
DER PAYROLL Podcast #13: Zeitwirtschaft & Payroll: zwei, die sich verstehen müssen
Das Problem: Zeitwirtschaft wird unterschätzt Excel-Tabellen für die Zeiterfassung? Handschriftliche Stundenzettel? In vielen deutschen Unternehmen ist das noch immer Realität – ein Thema, das viele vor sich herschieben. Mit erheblichen Folgen für die Qualität der Lohnabrechnung.
Die rechtliche Lage ist eindeutig, auch wenn sie kompliziert klingt:
Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht diese Pflicht auch für Deutschland. Aktuell liegt ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor – doch ein finales Gesetz zur digitalen Zeiterfassung gibt es immer noch nicht.
Aber – und das ist entscheidend – die Erfassungspflicht gilt bereits jetzt.
European Payee & Verification of Payee (VoP): Mehrarbeit für die Payroll in 2025
Ab dem 9. Oktober 2025 tritt eine neue EU-Verordnung in Kraft, die Banken dazu verpflichtet, bei jeder SEPA-Überweisung Name und IBAN abzugleichen. Die „Verification of Payee“ (VoP) wird als Sicherheitsmaßnahme gefeiert, doch für die Lohnabrechnung in der Praxis bedeutet sie vor allem eins: Mehrarbeit.
Warum VoP?
VoP schützt unmittelbar vor Fehlüberweisungen und Betrug im Gehaltslauf. Die Bank prüft, ob Empfängername und IBAN der Mitarbeitenden identisch sind, bevor das Gehalt überwiesen wird. So werden versehentliche oder manipulative Zahlungen auf falsche Konten zuverlässig verhindert.
Die bittere Realität: VoP ist reine Mehrarbeit
Gehaltszahlungen sind ein hochsensibler und routinierter Prozess. Die Wahrscheinlichkeit, dass hier massenhaft Betrug stattfindet, ist äußerst gering. Die Hauptursache für fehlerhafte Überweisungen sind schlicht Tippfehler oder veraltete Stammdaten, die meist durch manuelle Eingaben entstehen. Genau diese Fehler, die bisher oft von Banken stillschweigend korrigiert wurden, werden durch VoP nun unbarmherzig aufgedeckt und führen zu einem „No Match“.
Konkrete Konsequenzen bei fehlerhaften Stammdaten
Stimmen Name und IBAN im Payroll-System nicht exakt mit den Bankdaten überein, kann die VoP-Prüfung ein „No Match“ erzeugen – mit gravierenden Folgen:
Remote Work aus dem Ausland – Traum für Arbeitnehmer, Albtraum für die Payroll?
Die Pandemie hat es bewiesen: Mobiles Arbeiten funktioniert. Ob Büro, Homeoffice, Café oder gleich der Arbeitsplatz „under the palm trees“ – für viele Arbeitnehmer ist „Work from Anywhere“ heute nicht nur Wunsch, sondern bereits gelebte Praxis.
Doch: Während es für Mitarbeitende Flexibilität, Freiheit und bessere Work-Life-Balance bedeutet, bringt es für die Lohnabrechnung große Herausforderungen mit sich.
Und damit kommen wir zum Teil, der selten auf Instagram zu sehen ist 😉: Denn hinter dem Traum vom Arbeiten aus Spanien, Italien oder sogar Übersee stehen komplexe steuerliche, sozialversicherungsrechtliche, administrative und arbeitsrechtliche Fragen. Als Payroll-Spezialistin weiß ich, wie viel zusätzliche Arbeit und Haftungsrisiko im Hintergrund entsteht.
Ich schätze den Aufwand im Vergleich zu einem „normalen“ Mitarbeiterfall in der Lohnabrechnung auf mindestens 1:10 – wenn überhaupt.
Neu: Arbeitsrechtliche Besonderheiten beim Arbeiten im Ausland
Arbeiten im Ausland ist kein Selbstläufer – auch arbeitsrechtlich! Ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitgebers (idealerweise per Zusatzvereinbarung oder Betriebsvereinbarung) besteht kein Anspruch auf Workation oder dauerhaftes Homeoffice im Ausland.
Zusatzregelungen sind unerlässlich und schützen beide Seiten:
Zusatzvereinbarung notwendig: Regelt z.B. Einsatzort, maximale Dauer, Erreichbarkeit, Rückholrecht, Arbeitsmittel, Kostentragung, Versicherungsschutz und explizite Geltung deutschen Arbeitsrechts (oder ggf. Rechtswahl).
Mitbestimmung: Oft ist der Betriebsrat einzubeziehen, wenn Policies oder allgemeine Regelungen eingeführt werden.
Arbeitsschutz und lokale Gesetze: Bei längerem Aufenthalt oder in bestimmten Ländern greifen unter Umständen lokale, oft arbeitnehmerfreundlichere Regelungen (z.B. zu Arbeitszeit, Urlaub).
Datenschutz: Gerade beim Arbeiten außerhalb der EU gelten besondere Vorgaben.
Aufenthaltsstatus & Work Permits: In vielen Ländern braucht es eine Arbeitserlaubnis – schon bei zeitweiligem Aufenthalt.
Haftung & Gerichtsstand: Offenlegung, wo im Streitfall geklagt werden könnte.
Die Geringverdienergrenze von 325 Euro – Ein Relikt der Vergangenheit
In der Welt der Ausbildungsvergütungen hat sich in den letzten Jahren viel getan. Eine besonders auffällige Entwicklung: Die einst wichtige 325-Euro-Geringverdienergrenze ist für Auszubildende praktisch bedeutungslos geworden. Warum? Weil die gesetzliche Mindestausbildungsvergütung mittlerweile deutlich darüber liegt. Zeit für einen Faktencheck!
Was ist die Geringverdienergrenze überhaupt?
Die im § 20 Abs. 3 SGB IV verankerte Geringverdienergrenze besagt: Wenn ein Auszubildender nicht mehr als 325 Euro brutto im Monat verdient, übernimmt der Arbeitgeber die kompletten Sozialversicherungsbeiträge. Der Auszubildende muss dann keinen eigenen Anteil zahlen.
Diese Regelung entstand zu einer Zeit, als Ausbildungsvergütungen noch erheblich niedriger waren als heute. Sie sollte verhindern, dass Auszubildende mit sehr geringem Einkommen durch Sozialabgaben überbelastet werden.
Mindestausbildungsvergütung 2025: Weit über der Grenze
Seit dem 1. Januar 2020 gibt es in Deutschland eine gesetzlich verbindliche Mindestausbildungsvergütung, die jedes Jahr angehoben wird. Für 2025 gelten folgende Mindestsätze:
Ausbildungsjahr: 682 Euro
Ausbildungsjahr: 805 Euro
Ausbildungsjahr: 921 Euro
Ausbildungsjahr: 955 Euro
Diese Zahlen zeigen deutlich: Mit 682 Euro im ersten Jahr liegt selbst die niedrigste Mindestausbildungsvergütung mehr als doppelt so hoch wie die 325-Euro-Grenze!
Praktische Bedeutung: Fast keine mehr
Ausbildungsstart 2025: Was macht die duale Ausbildung in Deutschland so besonders?
Am 1. September, starten wieder hunderttausende junge Menschen in ihre Berufsausbildung. Doch während das duale System als Vorbild gilt, zeigen sich 2025 neue Herausforderungen.
Das Besondere: Praxis & Theorie vereint
Deutschlands duale Ausbildung bietet jungen Menschen eine einzigartige Kombination aus Berufsschule und Praxiserfahrung im Betrieb – ein Modell, das international nur wenige Länder so umsetzen. In den meisten anderen Staaten ist Ausbildung überwiegend schulisch, der Praxisbezug fehlt oft. In Deutschland hingegen finden 88 % der Absolvent:innen direkt einen Job – ein Spitzenwert im internationalen Vergleich.
Daten & Fakten 2025
475.100 neue Ausbildungsverträge – 1 % weniger als im Vorjahr
1,2 Mio. Auszubildende, davon 15 % aus dem Ausland
33.000 Jugendliche ohne Ausbildungsplatz, 15.000 Stellen unbesetzt
Warum gibt es 2025 weniger Ausbildungsverträge?
Wirtschaftliche Unsicherheiten sorgen dafür, dass viele Betriebe weniger oder gar keine Ausbildungsplätze mehr anbieten. Gleichzeitig gibt es weniger passende Bewerber – insbesondAm 1. September, starten wieder hunderttausende junge Menschen in ihre Berufsausbildung. Doch während das duale System als Vorbild gilt, zeigen sich 2025 neue Herausforderungen.
Das Besondere: Praxis & Theorie vereint
Deutschlands duale Ausbildung bietet jungen Menschen eine einzigartige Kombination aus Berufsschule und Praxiserfahrung im Betrieb – ein Modell, das international nur wenige Länder so umsetzen. In den meisten anderen Staaten ist Ausbildung überwiegend schulisch, der Praxisbezug fehlt oft. In Deutschland hingegen finden 88 % der Absolvent:innen direkt einen Job – ein Spitzenwert im internationalen Vergleich.
Daten & Fakten 2025
475.100 neue Ausbildungsverträge – 1 % weniger als im Vorjahr
1,2 Mio. Auszubildende, davon 15 % aus dem Ausland
33.000 Jugendliche ohne Ausbildungsplatz, 15.000 Stellen unbesetzt
Warum gibt es 2025 weniger Ausbildungsverträge?
Wirtschaftliche Unsicherheiten sorgen dafür, dass viele Betriebe weniger oder gar keine Ausbildungsplätze mehr anbieten. Gleichzeitig gibt es weniger passende Bewerber – insbesond
Gehaltsverzicht / Entgeltumwandlung: Worauf Arbeitgeber achten müssen
In letzter Zeit spreche ich mit vielen Leuten über das Thema Entgeltumwandlung bzw. Gehaltsverzicht zugunsten einer Sachzuwendung – vor allem beim Dienstrad. Dabei wird oft übersehen, wie wichtig die arbeitsrechtliche Regelung im Vertrag ist und welche Folgen sie hat.
Was passiert bei einem Gehaltsverzicht?
Der Arbeitnehmer verzichtet in Höhe der Leasingrate auf sein Bruttogehalt. Dadurch sinkt das Steuer- und Sozialversicherungsbrutto. Ergebnis: weniger Lohnsteuer und – bis zur Beitragsbemessungsgrenze – geringere Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Nach Ende des Leasingvertrags erhöht sich das Brutto wieder auf das ursprüngliche Niveau.
👉 Beispiel: Die Leasingrate beträgt 70 €. Durch Steuer- und SV-Ersparnis reduziert sich der reale Aufwand des Arbeitnehmers auf etwa 35 €.
Das klingt nach einer Win-Win-Situation – ähnlich wie bei der betrieblichen Altersvorsorge. Aber: In der bAV muss der Arbeitgeber seit 2019 seine SV-Ersparnis an den Arbeitnehmer weitergeben.
Arbeitsrechtliche Voraussetzungen
Damit ein Gehaltsverzicht auch sozialversicherungsrechtlich anerkannt wird, muss er im Arbeitsvertrag korrekt geregelt sein. Denn in der SV gilt das Entstehungsprinzip: Entscheidend ist, was im Vertrag steht – nicht, was tatsächlich ausgezahlt wird (anders als im Steuerrecht, wo das Zuflussprinzip greift).
Das Bundessozialgericht fordert daher, dass folgende Bedingungen erfüllt sind: