Fehler in der Lohnabrechnung – Warum sie passieren und was Führung damit zu tun hat
Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler
Fehler gehören zum Arbeitsalltag. Ob ein Tippfehler in einer Marketing-Broschüre, eine übersehene Rechnung in der Buchhaltung oder ein fehlerhaft gefertigtes Bauteil in der Produktion – überall kann etwas schiefgehen. Das gilt auch für die Lohnabrechnung.
Obwohl Payroll-Mitarbeiter für ihre Genauigkeit bekannt sind, passieren auch hier Fehler. Doch nicht alle Fehler sind gleich. Während kleine Ungenauigkeiten meist wenig Schaden anrichten, können große Abrechnungsfehler erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben. Sozialversicherungsnachzahlungen, Lohnsteuerfehler oder fehlerhafte Vergütungen können das Unternehmen teuer zu stehen kommen.
Und hier kommt die Führung ins Spiel: Denn oft sind es nicht nur individuelle Fehler, sondern strukturelle Probleme, die zu solchen Risiken führen.
Der Dunning-Kruger-Effekt: Warum wir oft nicht wissen, was wir nicht wissen
n einer Welt geprägt von Klimakrise, Krieg und Inflation gewinnen einfache Antworten auf komplexe Fragen erschreckend an Einfluss. Während Staaten um nachhaltige Lösungen ringen, erklären Laien auf Social Media die „Wahrheit“ über Energiewende oder Pandemien – oft ohne Fachkenntnis, aber mit umso größerer Selbstgewissheit. Dieses Phänomen ist kein Zufall, sondern ein Beispiel für den Dunning-Kruger-Effekt,.
Was ist der Dunning-Kruger-Effekt?
Entdeckt 1999 von den Psychologen David Dunning und Justin Kruger, beschreibt dieser Effekt, wie Menschen mit geringer Kompetenz in einem Bereich ihre Fähigkeiten massiv überschätzen – und gleichzeitig die Expertise anderer unterschätzen. Der Kern des Problems: Betroffenen fehlt nicht nur Wissen, sondern auch die Fähigkeit, ihre eigenen Wissenslücken zu erkennen.
Die Studie, die alles ins Rollen brachte
Dunning und Kruger ließen Cornell-Studierende Tests in Grammatik, Logik und Humor bewältigen. Anschließend schätzten die Probanden ihre Leistung selbst ein. Das Ergebnis: Die schlechtesten 25 % überschätzten ihre Ergebnisse um bis zu 50 %, während die Besten ihre Leistung leicht unterschätzten. Die Erkenntnis: Wer wenig weiß, merkt nicht, wie wenig er weiß – weil genau das fehlende Wissen nötig wäre, um Fehler zu erkennen.
Girlsday 2025 – ich werde Chefin!
Ich bin wieder dabei! ✨
Beim Girls’Day – Werde Chefin! am 3. April 2025
Das Ziel dieses Tages: Junge Mädchen für die Selbständigkeit begeistern!
Ein wichtiges Thema, denn in Deutschland sind nur rund ein Drittel der drei Millionen Selbstständigen Frauen – und davon sind nur 3,4 % Soloselbstständige. Das muss sich ändern!
Letztes Jahr hatte ich sechs motivierte Mädchen zu Gast. Mit Gruppenarbeit und KI haben sie sich selbstständig in das Thema eingearbeitet – mit vollem Erfolg und jeder Menge Spaß! 🎉
Dieses Jahr möchte ich den Mädchen wieder das Thema Lohnabrechnung näherbringen. Ich habe wieder viele kreative Ideen im Kopf – seid gespannt! 🤩
Ein großes Dankeschön an die IHK München und Oberbayern, die wie im letzten Jahr die Organisation
übernimmt! 🙌
Meilenstein für die digitale Payroll: BAG-Urteil erlaubt digitale Verdienstabrechnung
Meilenstein für die digitale Payroll: BAG-Urteil erlaubt elektronische Gehaltsabrechnungen
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 28. Januar 2025 eine richtungsweisende Entscheidung getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf die Digitalisierung von HR-Prozessen und die betriebliche Praxis hat. Das Urteil erlaubt Arbeitgebern, Entgeltabrechnungen rechtssicher in digitaler Form bereitzustellen, ohne dass eine ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer erforderlich ist. Diese Entscheidung bringt sowohl für Unternehmen als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile und sorgt für mehr Klarheit in der Praxis.
Situation vor dem Urteil
Vor dem wegweisenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 28. Januar 2025 war die Situation bezüglich elektronischer Gehaltsabrechnungen wie folgt:
Rechtliche Unsicherheit: Es gab keine klare höchstrichterliche Entscheidung zur Zulässigkeit ausschließlich digitaler Gehaltsabrechnungen.
Unterschiedliche Gerichtsentscheidungen: Einige Landesarbeitsgerichte, wie das LAG Niedersachsen und das LAG Hamm, urteilten, dass die bloße elektronische Bereitstellung von Lohnabrechnungen zum Abruf durch den Arbeitnehmer nicht ausreiche, um die gesetzliche Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung zu erfüllen.
Zustimmungserfordernis: Viele Arbeitgeber gingen davon aus, dass sie für die Umstellung auf digitale Abrechnungen die ausdrückliche Zustimmung der Arbeitnehmer benötigten.
Papierform als Standard: Die Übermittlung von Gehaltsabrechnungen in Papierform war noch weit verbreitet und wurde von vielen Arbeitnehmern als Standard betrachtet.
Unsicherheit bei der Umsetzung: Arbeitgeber waren unsicher, wie sie die Digitalisierung von Personaldokumenten rechtssicher umsetzen konnten, insbesondere im Hinblick auf die Erfüllung des gesetzlichen Textformerfordernisses gemäß § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO.
Diese Situation führte zu Zurückhaltung bei der Umstellung auf vollständig digitale Abrechnungssysteme und zu rechtlichen Auseinandersetzungen, wie im Fall der Edeka-Verkäuferin, die auf einer Papierabrechnung bestand.
Digitalisierung der Arbeitswelt vorantreiben
Mit diesem Urteil erleichtert das BAG die Digitalisierung in Unternehmen. Arbeitgeber sind nun berechtigt, Gehaltsabrechnungen elektronisch bereitzustellen, ohne auf die Zustimmung jedes einzelnen Mitarbeiters angewiesen zu sein. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern spart auch Papier und Druckkosten.
Rechtliche Sicherheit für Unternehmen
Ein zentraler Aspekt der Entscheidung ist die Rechtssicherheit für Unternehmen. Das BAG bestätigt, dass die digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen der gesetzlich vorgeschriebenen Textform entspricht. Arbeitgeber können somit auf papierlose Lösungen umstellen, ohne rechtliche Risiken einzugehen.
Effizienzsteigerung und Kostenersparnis
Die Umstellung auf digitale Entgeltabrechnungen bedeutet eine erhebliche Effizienzsteigerung. Unternehmen sparen Kosten für Druck, Kuvertierung und Versand ein und können ihre HR-Prozesse optimieren. Das entlastet nicht nur die Personalabteilungen, sondern auch die Umwelt.
Holschuld statt Bringschuld
Eine weitere bedeutsame Klarstellung betrifft die Frage der Zustellung. Das BAG definiert den Anspruch auf eine Entgeltabrechnung als Holschuld. Das bedeutet, dass Arbeitgeber die Abrechnung lediglich zur Verfügung stellen müssen, während Arbeitnehmer selbst dafür verantwortlich sind, diese abzurufen. Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung tatsächlich erhält.
Berücksichtigung der Arbeitnehmerinteressen
Gleichzeitig hat das BAG den Schutz der Arbeitnehmerinteressen berücksichtigt. Für Beschäftigte ohne privaten Online-Zugang müssen Arbeitgeber Möglichkeiten schaffen, die Entgeltabrechnungen im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Dies stellt sicher, dass niemand von wichtigen Informationen ausgeschlossen wird.
Stärkung der Mitbestimmung
Das Urteil betont zudem die Rolle des Betriebsrats bei der Einführung digitaler Abrechnungssysteme. Unternehmen müssen den Betriebsrat in den Entscheidungsprozess einbinden und können so eine einvernehmliche Lösung für alle Beteiligten schaffen.
Fazit: Ein Meilenstein für die Modernisierung der Arbeitswelt
Mit diesem Urteil hat das BAG einen wichtigen Schritt zur Modernisierung des Arbeitsrechts gemacht. Die Entscheidung ebnet den Weg für eine weitreichende Digitalisierung von Personaldokumenten und vereinfacht betriebliche Prozesse erheblich. Gleichzeitig werden die Rechte der Arbeitnehmer gewahrt und die Mitbestimmung gestärkt. Unternehmen profitieren von effizienteren Abläufen, während Arbeitnehmer weiterhin Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungen haben. Ein echter Fortschritt für die digitale Arbeitswelt!
Payroll Academy goes Schweiz!
Ab März 2025 werden wir Payroll Trainings für den gesamten DACH Raum anbieten. Zum aktuellen Angebot von Payroll Deutschland und Payroll Österreich stößt nun auch das Thema Payroll Schweiz.
Für alle Unternehmen, die im DACH-Raum unterwegs sind und mit einem Schweizer Payrolldienstleister zusammenarbeiten. Das Konzept Payroll Schweiz – Unterschiede zu Deutschland bietet einen Überblick über das Wichtigste in einen Tag! Aktuell bieten wir das Webinar nur als Inhouse-Webinar an.
Zielgruppe sind HR und Payroller aus Deutschland, die mit einem Abrechnungsdienstleister in der Schweiz zusammenarbeiten.
Ein offenes Webinar zum Thema Payroll Österreich – Unterschiede zu Deutschland in einem Tag gibt es ebenfalls im März 2025. Auch buchbar als Inhouse-Webinar.
KI rechtssicher im Unternehmen einführen: Die wichtigsten Schritte für 2025
Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Arbeitswelt in rasantem Tempo. Doch mit den neuen technologischen Möglichkeiten gehen auch rechtliche Herausforderungen einher. Wie können Unternehmen KI erfolgreich und gleichzeitig rechtssicher einführen? Welche rechtlichen Regelungen sind zu beachten, und wie lassen sich Compliance und Datenschutz in Einklang bringen?
In meinem Gespräch mit Barbara Schmitz, Rechtsanwältin und Expertin für IT und Datenschutz aus München, klären wir die wichtigsten Fragen zur KI-Einführung in Unternehmen. Sie gibt Einblicke in die rechtlichen Grundlagen, praxisnahe Tipps für Unternehmen und erklärt, warum vor allem das Thema KI Kompetenz und Schulung für Unternehmen in 2025 im Fokus stehen sollte.
Erfahren Sie im Interview in Folge 9 des DER PAYROLL PODCAST, wie Sie Ihr Unternehmen optimal auf die KI-Zukunft vorbereiten und KI rechtsicher im Unternehmen einführen können.
DER PAYROLL PODCAST – #9 Rechtssicher KI im Unternehmen einführen: EU AI Act, Datenschutz und Umsetzung in 2025
2024 setzen bereits 20 % der deutschen Unternehmen auf Künstliche Intelligenz – und der Trend zeigt steil nach oben. Besonders bemerkenswert: Fast die Hälfte aller Großunternehmen nutzt KI aktiv, und auch kleine sowie mittlere Unternehmen ziehen nach. Doch mit der zunehmenden Verbreitung kommen auch neue Herausforderungen: Neben technologischen Anpassungen müssen Unternehmen vor allem rechtliche Vorgaben wie die EU KI-Verordnung umsetzen.
2025 wird ein entscheidendes Jahr, denn am 02.02.2025 tritt die nächste Stufe des EU AI Acts in Kraft. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Ihr Personal mit KI-Zugang durch Schulungen ‚KI-Fit‘ zu machen.
In dieser Folge von DER PAYROLL PODCAST spreche ich mit Barbara Schmitz, Rechtsanwältin für IT, Datenschutz und Compliance bei der Bay GmbH in München. Mit ihrer langjährigen Erfahrung als Datenschutzbeauftragte und Beraterin zeigt sie praxisnah, wie Unternehmen die rechtlichen Anforderungen meistern können.
Das Jahressteuergesetz 2024 ist da – oder wie die Bundesregierung gerade noch die (Steuer)kurve gekriegt hat
Stellen Sie sich vor: Es ist kurz vor knapp, die Steuergesetze flattern im Wind, und irgendwo in Berlin zischt ein Kugelschreiber übers Papier. Das Jahressteuergesetz 2024 wurde am 22. November 2024 vom Bundesrat verabschiedet – und damit bewiesen, dass die Bundesregierung trotz Ampelchaos und Minderheitsregierung auch kurz vor Jahresende noch Höchstleistungen vollbringen kann (unter starkem Kaffeekonsum, vermuten wir).
Doch was steckt drin in diesem steuerlichen Rettungsring, den uns die Regierung zugeworfen hat? Ein bisschen Entlastung hier, eine neue Regelung da – schauen wir uns die Highlights an!
1. Steuerfreibetrag: Plus 180 Euro – Zeit für einen Champagner?
Der Grundfreibetrag wird um satte 180 Euro auf 11.784 Euro angehoben. Das bedeutet: Wir alle haben ein bisschen mehr Geld in der Tasche. Aber bevor Sie den Champagner entkorken: Für ein inflationstaugliches Luxusfrühstück in Berlin reicht das vielleicht gerade so. Immerhin, die Botschaft ist klar: Kurz vor der Neuwahl im Februar 2025 wollen wir die Bundesbürger noch friedlich stimmen. Es wird mal wieder rückgerechnet in der Lohnabrechnung. Denn der Grundfreibetrag 2024 wird rückwirkend zum 01.01.2024 korrigiert und zwar mit der Dezemberlohnabrechnung 2024. (–>siehe Blogbeitrag)
Lohnabrechnung in der Insolvenz: ein umfassender Überblick
Im dritten Quartal 2024 wurden 3.991 Unternehmensinsolvenzen gemeldet. Dies stellt einen Höchstwert der vergangenen 14 Jahre dar und liegt nur knapp unter dem Wert von 4.071 Insolvenzen im zweiten Quartal 2010. Der aktuelle Wert liegt 44% über dem September-Durchschnitt der Jahre 2016 bis 2019, also der Jahre vor der Corona-Pandemie.
Die Insolvenz ist ein komplexes Thema, das sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer viele Fragen aufwirft – denn oftmals bedeutet eine Insolvenz nicht das Ende des Geschäftsbetriebs, sondern wird unter neuen Rahmenbedingungen fortgeführt. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die zentralen Aspekte im Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht und klären, worauf es in der Lohnabrechnung ankommt.
Smart Payroll – die nächste Generation der Lohnabrechnung
In Folge 7 des DER Payroll Podcast ist mein Gast diesmal Uwe Klappich, Cluster Lead für Payroll Technology bei SD Works. Ich spreche über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Innovationen in der Lohnabrechnung. Klappich, der federführend an einer neuen Inhouse-Payroll-Software arbeitet, erklärt, wie diese Technologie Arbeitsprozesse effizienter gestalten kann und welche Chancen und Herausforderungen sich dadurch für Unternehmen und Lohnabrechner ergeben.
Sabine Katzmair: Herr Klappich, nutzen Sie persönlich bereits KI-Anwendungen wie ChatGPT oder andere Tools im Arbeitsalltag?
Uwe Klappich: Ja, auf jeden Fall! Ich verwende ChatGPT und Gemini von Google, jedoch bisher nur privat. Solche KI-Tools sind extrem praktisch, um schnell Antworten zu finden, Ideen zu entwickeln und alternative Perspektiven zu entdecken. Für geschäftliche Daten ist es natürlich etwas komplizierter. Da spielen Datenschutz und Datensicherheit eine große Rolle, weshalb ich auf externe KI-Anwendungen für unsere Unternehmensdaten noch verzichte. Aber privat nutze ich KI fast täglich. Die Möglichkeit, Fragen zu stellen und die Antworten dann an meine Bedürfnisse anzupassen, ist wirklich hilfreich. Man kann zum Beispiel höflichere oder detailliertere Antworten generieren lassen – das spart Zeit und bringt neue Anregungen.
