Entgelttransparenzgesetz ab Juni 2026: Was HR und Payroll jetzt wirklich wissen müssen
verbindliches Pflichtprogramm mit Berichtspflichten, Beweislastumkehr und Sanktionen.
Wo wir Stand April 2026 wirklich stehen
Wichtig für alle, die gerade mit Beratern und Anbietern sprechen: Das deutsche Umsetzungsgesetz ist noch nicht beschlossen.
Die Richtlinie ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten, Umsetzungsfrist ist der 7. Juni 2026.
Die Bundesregierung hat im Juli 2025 eine Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ eingesetzt. Deren Abschlussbericht liegt seit 24. Oktober 2025 vor.
Ein Referentenentwurf wurde für Q1 2026 erwartet. Dass Deutschland die Frist am 7. Juni 2026 hält, gilt in der Fachdiskussion als fraglich.
Auch ohne verabschiedetes Gesetz gilt: Der Inhalt der Richtlinie ist gesetzt, der nationale Spielraum ist klein – und deutsche Gerichte legen geltendes Recht zunehmend richtlinienkonform aus.
Heißt übersetzt: Wer jetzt wartet, bis das deutsche Gesetz steht, ist zu spät dran. Vergütungssysteme, Datenqualität und Prozesse lassen sich nicht in ein paar Wochen aufräumen.
Eine Lernreise ist keine Netflixserie – ein Erfahrungsbericht aus der Payroll-Praxis
Modernes Lernen klingt in Präsentationen oft großartig – in der Praxis scheitern Lernreisen und neue Formate aber erstaunlich häufig in der Umsetzung im realen Unternehmensalltag.
In meiner neuen Podcastfolge „Eine Lernreise ist keine Netflix-Serie – warum mein Payroll-Lernreisenprojekt nach Session 2 endete“ erzähle ich die ganze Geschichte eines großen Lernreise-Projekts, das nach nur zwei Terminen abgebrochen wurde.
Statt einer perfekten Erfolgsstory geht es um echte Praxis:
Welche unsichtbaren Hürden moderne Lernformate in Unternehmen scheitern lassen
Welche Rolle Führung, Lernkultur und Widerstand im Lernprozess spielen
Warum Live-Teilnahme, Lernzeit und klare Erwartungskommunikation entscheiden, ob eine Lernreise funktioniert – oder eben nicht
Besonderheit dieser Folge: Statt eines Gastes wurden die Unterlagen in NotebookLM geladen – zwei KI‑Stimmen analysieren den Fall und diskutieren, was passiert ist und zu welchen Schlüssen sie kommen. Echt sehr witzing und lehrreich!
Die Folge ist spannend für:
Payroll- und HR-Verantwortliche, die über neue Lernkonzepte nachdenken
Führungskräfte, die Lern- und Veränderungsprozesse begleiten
alle, die Lernreisen, Blended Learning oder „New Learning“ im Unternehmen verankern möchten
KI(RA) schaut in die Lohnbücher – ab 2027 wird die digitale Betriebsprüfung Pflicht!
Wer schon einmal als Lohnabrechner eine neue Arbeitgeberbetriebsnummer beantragt hat, kennt das Problem: Das Verfahren ist oft bürokratisch, mit Rückfragen von Agentur für Arbeit und Unfallversicherung – völlig normal. Das ändert sich gerade: Seit Juli 2025 unterstützt ein KI-Assistent bei der Auswahl des wirtschaftlichen Schwerpunkts, indem er Freitextbeschreibungen der Betriebe analysiert und passende Wirtschaftsunterklassen vorschlägt. Das macht den Antrag deutlich einfacher und reduziert Fehler.
Aber auch bei der Deutschen Rentenversicherung tut sich etwas: Künstliche Intelligenz soll in mehreren Prozessen unterstützen – und dabei geht es längst nicht mehr nur um Service-Optimierung.
KI bei der Rentenversicherung: Das ist schon Realität
KIRA prüft Lohnkonten: Ein KI-Assistent durchsucht Beitrags- und Meldedaten nach Auffälligkeiten, Lücken und Unregelmäßigkeiten. Betriebsprüfer erhalten eine risikoorientierte Priorisierung, entscheiden aber weiterhin selbst – der flächendeckende Einsatz ist ab 2026 geplant.
KI-Assistent für Gutachten: Digitale Analysen prüfen jährlich zehntausende medizinische Gutachten für Erwerbsminderungsrenten auf Widersprüche und Unstimmigkeiten, um die Qualität zu erhöhen und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Voicebot im Service: Ein KI-gestützter Sprachassistent strukturiert Anrufe, erfasst Versichertendaten und leitet an die richtige Stelle weiter – so werden Servicecenter spürbar entlastet.
Jahresrückblick 2025: Wir machen Payroll-Teams fit für die Zukunft – mit KI und fachlicher Expertise
Unsere Highlights 2025 Ein erfolgreiches Jahr geht zu Ende. Die Payroll Academy blickt zurück auf 12 Monate Innovation, praxisnahe Trainings und wichtige Entwicklungen im Bereich der KI-gestützten Payroll-Weiterbildung. Zu Beginn des Jahres haben wir unsere KI-gestützten Lernkonzepte speziell für HR- und Payroll-Mitarbeitende weiterentwickelt. Payroll-Lernreisen und Payroll lernen mit KI – erste Erfolge Im Frühjahr startete […]
Von wegen ganz einfach – Systemwechsel-Projekte erfolgreich umsetzen!
DER PAYROLL Podcast #14
Systemwechsel werden gerne aufgeschoben. Sie sind anstrengend, binden Ressourcen und laufen selten reibungslos. Doch in den nächsten Jahren führt kein Weg daran vorbei – von der Buchhaltung über Payroll bis zur Zeitwirtschaft. Veraltete Systeme bremsen Digitalisierung aus. Warum? Weil veraltete Systeme einfach nicht mehr die Funktionen bieten, die für Digitalisierung, Schnittstellenfähigkeit und effizientes Arbeiten notwendig sind.
Trotzdem schieben viele Unternehmen diesen Schritt so lange wie möglich hinaus. Gefährlich, denn wer jetzt nicht handelt droht den Anschluss an Digitalisierung und KI zu verlieren.
Genau deshalb sind Vorbereitung, Systemauswahl und eine realistische Erwartungshaltung entscheidend.
In Teil 2 der Zeitwirtschafts-Serie von DER PAYROLL Podcast schauen wir uns das Thema Systemwechsel konkret für die Zeitwirtschaft an: Wie setzt man einen solchen Systemwechsel erfolgreich um? Matthias Gebhard (ProTime/SD Worx) teilt seine Erfahrungen aus 25 Jahren und Hunderten von Projekten – und erklärt, warum die größten Fehler nicht während der Implementierung passieren, sondern schon vorher.
Girls Day 2024 – Der Startschuss für Payroll Lernen mit KI!
Am Girls’ Day 2024 war ich wieder als Gastgeberin dabei. Ziel des Girls’ Day – „Ich werde Chefin“ – ist es, jungen Mädchen das Thema Selbständigkeit näherzubringen. Gleichzeitig sollte der Arbeitsalltag einer Selbständigen erlebbar werden.
Mein spezielles Thema: Mit KI Azubis ausbilden und für Payroll fit machen. Hier begann alles: Girls’ Day 2024 – Payroll lernen mit KI!
Payroll lernen mit KI – ein Experiment
Für mich war der Girls’ Day 2024 ein spannendes Experiment. Ich wollte herausfinden, ob es gelingt, Schülerinnen Payroll-Themen innovativ und praxisnah mit KI näherzubringen und dabei ihr Interesse zu wecken.
DER PAYROLL Podcast #13: Zeitwirtschaft & Payroll: zwei, die sich verstehen müssen
Das Problem: Zeitwirtschaft wird unterschätzt Excel-Tabellen für die Zeiterfassung? Handschriftliche Stundenzettel? In vielen deutschen Unternehmen ist das noch immer Realität – ein Thema, das viele vor sich herschieben. Mit erheblichen Folgen für die Qualität der Lohnabrechnung.
Die rechtliche Lage ist eindeutig, auch wenn sie kompliziert klingt:
Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht diese Pflicht auch für Deutschland. Aktuell liegt ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor – doch ein finales Gesetz zur digitalen Zeiterfassung gibt es immer noch nicht.
Aber – und das ist entscheidend – die Erfassungspflicht gilt bereits jetzt.
European Payee & Verification of Payee (VoP): Mehrarbeit für die Payroll in 2025
Ab dem 9. Oktober 2025 tritt eine neue EU-Verordnung in Kraft, die Banken dazu verpflichtet, bei jeder SEPA-Überweisung Name und IBAN abzugleichen. Die „Verification of Payee“ (VoP) wird als Sicherheitsmaßnahme gefeiert, doch für die Lohnabrechnung in der Praxis bedeutet sie vor allem eins: Mehrarbeit.
Warum VoP?
VoP schützt unmittelbar vor Fehlüberweisungen und Betrug im Gehaltslauf. Die Bank prüft, ob Empfängername und IBAN der Mitarbeitenden identisch sind, bevor das Gehalt überwiesen wird. So werden versehentliche oder manipulative Zahlungen auf falsche Konten zuverlässig verhindert.
Die bittere Realität: VoP ist reine Mehrarbeit
Gehaltszahlungen sind ein hochsensibler und routinierter Prozess. Die Wahrscheinlichkeit, dass hier massenhaft Betrug stattfindet, ist äußerst gering. Die Hauptursache für fehlerhafte Überweisungen sind schlicht Tippfehler oder veraltete Stammdaten, die meist durch manuelle Eingaben entstehen. Genau diese Fehler, die bisher oft von Banken stillschweigend korrigiert wurden, werden durch VoP nun unbarmherzig aufgedeckt und führen zu einem „No Match“.
Konkrete Konsequenzen bei fehlerhaften Stammdaten
Stimmen Name und IBAN im Payroll-System nicht exakt mit den Bankdaten überein, kann die VoP-Prüfung ein „No Match“ erzeugen – mit gravierenden Folgen:
Remote Work aus dem Ausland – Traum für Arbeitnehmer, Albtraum für die Payroll?
Die Pandemie hat es bewiesen: Mobiles Arbeiten funktioniert. Ob Büro, Homeoffice, Café oder gleich der Arbeitsplatz „under the palm trees“ – für viele Arbeitnehmer ist „Work from Anywhere“ heute nicht nur Wunsch, sondern bereits gelebte Praxis.
Doch: Während es für Mitarbeitende Flexibilität, Freiheit und bessere Work-Life-Balance bedeutet, bringt es für die Lohnabrechnung große Herausforderungen mit sich.
Und damit kommen wir zum Teil, der selten auf Instagram zu sehen ist 😉: Denn hinter dem Traum vom Arbeiten aus Spanien, Italien oder sogar Übersee stehen komplexe steuerliche, sozialversicherungsrechtliche, administrative und arbeitsrechtliche Fragen. Als Payroll-Spezialistin weiß ich, wie viel zusätzliche Arbeit und Haftungsrisiko im Hintergrund entsteht.
Ich schätze den Aufwand im Vergleich zu einem „normalen“ Mitarbeiterfall in der Lohnabrechnung auf mindestens 1:10 – wenn überhaupt.
Neu: Arbeitsrechtliche Besonderheiten beim Arbeiten im Ausland
Arbeiten im Ausland ist kein Selbstläufer – auch arbeitsrechtlich! Ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitgebers (idealerweise per Zusatzvereinbarung oder Betriebsvereinbarung) besteht kein Anspruch auf Workation oder dauerhaftes Homeoffice im Ausland.
Zusatzregelungen sind unerlässlich und schützen beide Seiten:
Zusatzvereinbarung notwendig: Regelt z.B. Einsatzort, maximale Dauer, Erreichbarkeit, Rückholrecht, Arbeitsmittel, Kostentragung, Versicherungsschutz und explizite Geltung deutschen Arbeitsrechts (oder ggf. Rechtswahl).
Mitbestimmung: Oft ist der Betriebsrat einzubeziehen, wenn Policies oder allgemeine Regelungen eingeführt werden.
Arbeitsschutz und lokale Gesetze: Bei längerem Aufenthalt oder in bestimmten Ländern greifen unter Umständen lokale, oft arbeitnehmerfreundlichere Regelungen (z.B. zu Arbeitszeit, Urlaub).
Datenschutz: Gerade beim Arbeiten außerhalb der EU gelten besondere Vorgaben.
Aufenthaltsstatus & Work Permits: In vielen Ländern braucht es eine Arbeitserlaubnis – schon bei zeitweiligem Aufenthalt.
Haftung & Gerichtsstand: Offenlegung, wo im Streitfall geklagt werden könnte.
Die Geringverdienergrenze von 325 Euro – Ein Relikt der Vergangenheit
In der Welt der Ausbildungsvergütungen hat sich in den letzten Jahren viel getan. Eine besonders auffällige Entwicklung: Die einst wichtige 325-Euro-Geringverdienergrenze ist für Auszubildende praktisch bedeutungslos geworden. Warum? Weil die gesetzliche Mindestausbildungsvergütung mittlerweile deutlich darüber liegt. Zeit für einen Faktencheck!
Was ist die Geringverdienergrenze überhaupt?
Die im § 20 Abs. 3 SGB IV verankerte Geringverdienergrenze besagt: Wenn ein Auszubildender nicht mehr als 325 Euro brutto im Monat verdient, übernimmt der Arbeitgeber die kompletten Sozialversicherungsbeiträge. Der Auszubildende muss dann keinen eigenen Anteil zahlen.
Diese Regelung entstand zu einer Zeit, als Ausbildungsvergütungen noch erheblich niedriger waren als heute. Sie sollte verhindern, dass Auszubildende mit sehr geringem Einkommen durch Sozialabgaben überbelastet werden.
Mindestausbildungsvergütung 2025: Weit über der Grenze
Seit dem 1. Januar 2020 gibt es in Deutschland eine gesetzlich verbindliche Mindestausbildungsvergütung, die jedes Jahr angehoben wird. Für 2025 gelten folgende Mindestsätze:
Ausbildungsjahr: 682 Euro
Ausbildungsjahr: 805 Euro
Ausbildungsjahr: 921 Euro
Ausbildungsjahr: 955 Euro
Diese Zahlen zeigen deutlich: Mit 682 Euro im ersten Jahr liegt selbst die niedrigste Mindestausbildungsvergütung mehr als doppelt so hoch wie die 325-Euro-Grenze!
Praktische Bedeutung: Fast keine mehr