Braucht Payroll mit KI noch Erfahrung? – ein Selbstversuch
KI kann heute recherchieren, erklären, analysieren, Texte schreiben, Bilder erzeugen, programmieren und uns Schritt für Schritt durch Aufgaben führen, von denen wir vorher keine Ahnung hatten.
Aber kann sie auch Erfahrung ersetzen?
Kann ich mithilfe von KI etwas lernen und praktisch umsetzen in einem Bereich, in dem ich wirklich bei null starte? Ohne entsprechendes Fachwissen, ohne Ausbildung und ohne jahrelange Erfahrung in diesem Gebiet?
Und wenn das funktioniert: Was bedeutet das eigentlich für Lernen und Ausbildung?
Brauchen wir künftig überhaupt noch jahrelange Einarbeitung? Müssen junge Menschen weiterhin Grundlagen lernen und Erfahrungen sammeln? Oder reicht es irgendwann, eine KI neben sich zu haben, die weiß, wie es geht?
Wenn man manchen Zukunftsvisionen glaubt, erledigt sich diese Frage bald von selbst. Elon Musk beispielsweise zeichnet seit Längerem ein Bild einer Zukunft, in der KI und Robotik einen erheblichen Teil menschlicher Arbeit übernehmen.
KI takes over.
Unternehmensinsolvenzen 2026: Lohnabrechnung, Insolvenzgeld und Arbeitnehmerrechte im Überblick
Die Insolvenzwelle in Deutschland erreicht 2026 neue Höchststände: Bereits im ersten Halbjahr wurden rund 12.900 Unternehmensinsolvenzen registriert – ein Anstieg von 7,8% gegenüber dem Vorjahreszeitraum und der höchste Wert seit 2013. Damit übertreffen die aktuellen Zahlen deutlich das bereits hohe Niveau des zweiten Quartals 2026 mit 4.996 Fällen, das laut IWH den höchsten Stand seit 2005 markierte.
Creditreform und andere Auskunfteien rechnen für das Gesamtjahr 2026 inzwischen mit etwa 24.000 Unternehmensinsolvenzen, dem höchsten Wert seit rund 17 Jahren. Bei einem bereits hohen Niveau im ersten Halbjahr, das laut Destatis für Januar bis Mai 10.546 amtlich beantragte Insolvenzen auswies (+4,9% gegenüber dem Vorjahreszeitraum), bedeutet dies, dass auch die zweite Jahreshälfte 2026 voraussichtlich über dem entsprechenden Vorjahreszeitraum liegen dürfte; genaue amtliche Zahlen für die Folgemonate werden von Destatis jeweils mit rund zwei Monaten Verzögerung veröffentlicht.
Die Insolvenz ist ein komplexes Thema, das sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer viele Fragen aufwirft – denn oftmals bedeutet eine Insolvenz nicht das Ende des Geschäftsbetriebs, sondern wird unter neuen Rahmenbedingungen fortgeführt. Im Folgenden werfen wir einen Blick auf die zentralen Aspekte im Arbeits-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht und klären, worauf es in der Lohnabrechnung ankommt.
Von der Bergschule zur Payroll – wie Mehrgenerationenlernen funktionieren kann
Was heute fast ungewöhnlich wirkt, war damals selbstverständlich. Wenn eine Lehrkraft nicht alle Kinder gleichzeitig unterstützen konnte, halfen die Älteren den Jüngeren – und die Jüngeren wuchsen nach und nach selbst in diese Lehrenden-Rolle hinein. Genau dieser Wechsel zwischen Unterstützung, Erklärung und eigenem Lernen machte den Kern dieses Modells aus.
Was am Lernprinzip der Bergschule fasziniert
Die Stärke dieses Bildes liegt nicht in Nostalgie, sondern in seiner Einfachheit. Dort gab es keinen Raum für die Vorstellung, dass eine Person alles weiß und alle anderen nur aufnehmen – und dass nur der Lehrer für die Wissensweitergabe verantwortlich ist. Lernen war gemeinschaftlich organisiert, und die Rollen waren nicht starr verteilt.
Wer heute etwas besser konnte, half jemand anderem. Wer heute noch Unterstützung brauchte, konnte morgen selbst etwas erklären. Damit wurde Nicht-Wissen nicht versteckt, sondern als normaler Bestandteil eines Lernwegs sichtbar. Auch Selbstwirksamkeit wurde vermittelt – das Gefühl „Ich kann“.
Was das mit Payroll zu tun hat
Dieses Prinzip lässt sich sehr gut auf Payroll-Lernen übertragen. In Trainings und Lernreisen treffen häufig Menschen mit sehr unterschiedlichen Wissensständen aufeinander: langjährige Praktikerinnen und Praktiker, neue Kolleginnen und Kollegen, Quereinsteiger sowie Personen mit mehr oder weniger Nähe zu digitalen Werkzeugen und KI-Anwendungen.
Die Erfahreneren bringen oft tiefes System-, Rechts- und Prozesswissen mit. Die Neueren bringen häufig frische Fragen, neue Recherchewege, mehr Selbstverständlichkeit im Umgang mit digitalen Tools und einen anderen Blick auf Veränderung mit. Mehrgenerationenlernen bedeutet deshalb nicht nur, dass Ältere Wissen weitergeben, sondern auch, dass sie von Jüngeren lernen – etwa bei Technologie, digitalen Arbeitsweisen oder KI-gestützter Recherche.
Entgelttransparenzgesetz ab Juni 2026: Was HR und Payroll jetzt wirklich wissen müssen
verbindliches Pflichtprogramm mit Berichtspflichten, Beweislastumkehr und Sanktionen.
Wo wir Stand April 2026 wirklich stehen
Wichtig für alle, die gerade mit Beratern und Anbietern sprechen: Das deutsche Umsetzungsgesetz ist noch nicht beschlossen.
Die Richtlinie ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten, Umsetzungsfrist ist der 7. Juni 2026.
Die Bundesregierung hat im Juli 2025 eine Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ eingesetzt. Deren Abschlussbericht liegt seit 24. Oktober 2025 vor.
Ein Referentenentwurf wurde für Q1 2026 erwartet. Dass Deutschland die Frist am 7. Juni 2026 hält, gilt in der Fachdiskussion als fraglich.
Auch ohne verabschiedetes Gesetz gilt: Der Inhalt der Richtlinie ist gesetzt, der nationale Spielraum ist klein – und deutsche Gerichte legen geltendes Recht zunehmend richtlinienkonform aus.
Heißt übersetzt: Wer jetzt wartet, bis das deutsche Gesetz steht, ist zu spät dran. Vergütungssysteme, Datenqualität und Prozesse lassen sich nicht in ein paar Wochen aufräumen.
Eine Lernreise ist keine Netflixserie – ein Erfahrungsbericht aus der Payroll-Praxis
Modernes Lernen klingt in Präsentationen oft großartig – in der Praxis scheitern Lernreisen und neue Formate aber erstaunlich häufig in der Umsetzung im realen Unternehmensalltag.
In meiner neuen Podcastfolge „Eine Lernreise ist keine Netflix-Serie – warum mein Payroll-Lernreisenprojekt nach Session 2 endete“ erzähle ich die ganze Geschichte eines großen Lernreise-Projekts, das nach nur zwei Terminen abgebrochen wurde.
Statt einer perfekten Erfolgsstory geht es um echte Praxis:
Welche unsichtbaren Hürden moderne Lernformate in Unternehmen scheitern lassen
Welche Rolle Führung, Lernkultur und Widerstand im Lernprozess spielen
Warum Live-Teilnahme, Lernzeit und klare Erwartungskommunikation entscheiden, ob eine Lernreise funktioniert – oder eben nicht
Besonderheit dieser Folge: Statt eines Gastes wurden die Unterlagen in NotebookLM geladen – zwei KI‑Stimmen analysieren den Fall und diskutieren, was passiert ist und zu welchen Schlüssen sie kommen. Echt sehr witzing und lehrreich!
Die Folge ist spannend für:
Payroll- und HR-Verantwortliche, die über neue Lernkonzepte nachdenken
Führungskräfte, die Lern- und Veränderungsprozesse begleiten
alle, die Lernreisen, Blended Learning oder „New Learning“ im Unternehmen verankern möchten
KI(RA) schaut in die Lohnbücher – ab 2027 wird die digitale Betriebsprüfung Pflicht!
Wer schon einmal als Lohnabrechner eine neue Arbeitgeberbetriebsnummer beantragt hat, kennt das Problem: Das Verfahren ist oft bürokratisch, mit Rückfragen von Agentur für Arbeit und Unfallversicherung – völlig normal. Das ändert sich gerade: Seit Juli 2025 unterstützt ein KI-Assistent bei der Auswahl des wirtschaftlichen Schwerpunkts, indem er Freitextbeschreibungen der Betriebe analysiert und passende Wirtschaftsunterklassen vorschlägt. Das macht den Antrag deutlich einfacher und reduziert Fehler.
Aber auch bei der Deutschen Rentenversicherung tut sich etwas: Künstliche Intelligenz soll in mehreren Prozessen unterstützen – und dabei geht es längst nicht mehr nur um Service-Optimierung.
KI bei der Rentenversicherung: Das ist schon Realität
KIRA prüft Lohnkonten: Ein KI-Assistent durchsucht Beitrags- und Meldedaten nach Auffälligkeiten, Lücken und Unregelmäßigkeiten. Betriebsprüfer erhalten eine risikoorientierte Priorisierung, entscheiden aber weiterhin selbst – der flächendeckende Einsatz ist ab 2026 geplant.
KI-Assistent für Gutachten: Digitale Analysen prüfen jährlich zehntausende medizinische Gutachten für Erwerbsminderungsrenten auf Widersprüche und Unstimmigkeiten, um die Qualität zu erhöhen und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Voicebot im Service: Ein KI-gestützter Sprachassistent strukturiert Anrufe, erfasst Versichertendaten und leitet an die richtige Stelle weiter – so werden Servicecenter spürbar entlastet.
Jahresrückblick 2025: Wir machen Payroll-Teams fit für die Zukunft – mit KI und fachlicher Expertise
Unsere Highlights 2025 Ein erfolgreiches Jahr geht zu Ende. Die Payroll Academy blickt zurück auf 12 Monate Innovation, praxisnahe Trainings und wichtige Entwicklungen im Bereich der KI-gestützten Payroll-Weiterbildung. Zu Beginn des Jahres haben wir unsere KI-gestützten Lernkonzepte speziell für HR- und Payroll-Mitarbeitende weiterentwickelt. Payroll-Lernreisen und Payroll lernen mit KI – erste Erfolge Im Frühjahr startete […]
Von wegen ganz einfach – Systemwechsel-Projekte erfolgreich umsetzen!
DER PAYROLL Podcast #14
Systemwechsel werden gerne aufgeschoben. Sie sind anstrengend, binden Ressourcen und laufen selten reibungslos. Doch in den nächsten Jahren führt kein Weg daran vorbei – von der Buchhaltung über Payroll bis zur Zeitwirtschaft. Veraltete Systeme bremsen Digitalisierung aus. Warum? Weil veraltete Systeme einfach nicht mehr die Funktionen bieten, die für Digitalisierung, Schnittstellenfähigkeit und effizientes Arbeiten notwendig sind.
Trotzdem schieben viele Unternehmen diesen Schritt so lange wie möglich hinaus. Gefährlich, denn wer jetzt nicht handelt droht den Anschluss an Digitalisierung und KI zu verlieren.
Genau deshalb sind Vorbereitung, Systemauswahl und eine realistische Erwartungshaltung entscheidend.
In Teil 2 der Zeitwirtschafts-Serie von DER PAYROLL Podcast schauen wir uns das Thema Systemwechsel konkret für die Zeitwirtschaft an: Wie setzt man einen solchen Systemwechsel erfolgreich um? Matthias Gebhard (ProTime/SD Worx) teilt seine Erfahrungen aus 25 Jahren und Hunderten von Projekten – und erklärt, warum die größten Fehler nicht während der Implementierung passieren, sondern schon vorher.
Girls Day 2024 – Der Startschuss für Payroll Lernen mit KI!
Am Girls’ Day 2024 war ich wieder als Gastgeberin dabei. Ziel des Girls’ Day – „Ich werde Chefin“ – ist es, jungen Mädchen das Thema Selbständigkeit näherzubringen. Gleichzeitig sollte der Arbeitsalltag einer Selbständigen erlebbar werden.
Mein spezielles Thema: Mit KI Azubis ausbilden und für Payroll fit machen. Hier begann alles: Girls’ Day 2024 – Payroll lernen mit KI!
Payroll lernen mit KI – ein Experiment
Für mich war der Girls’ Day 2024 ein spannendes Experiment. Ich wollte herausfinden, ob es gelingt, Schülerinnen Payroll-Themen innovativ und praxisnah mit KI näherzubringen und dabei ihr Interesse zu wecken.
DER PAYROLL Podcast #13: Zeitwirtschaft & Payroll: zwei, die sich verstehen müssen
Das Problem: Zeitwirtschaft wird unterschätzt Excel-Tabellen für die Zeiterfassung? Handschriftliche Stundenzettel? In vielen deutschen Unternehmen ist das noch immer Realität – ein Thema, das viele vor sich herschieben. Mit erheblichen Folgen für die Qualität der Lohnabrechnung.
Die rechtliche Lage ist eindeutig, auch wenn sie kompliziert klingt:
Bereits 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. 2022 bestätigte das Bundesarbeitsgericht diese Pflicht auch für Deutschland. Aktuell liegt ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor – doch ein finales Gesetz zur digitalen Zeiterfassung gibt es immer noch nicht.
Aber – und das ist entscheidend – die Erfassungspflicht gilt bereits jetzt.