European Payee & Verification of Payee (VoP): Mehrarbeit für die Payroll in 2025
Ab dem 9. Oktober 2025 tritt eine neue EU-Verordnung in Kraft, die Banken dazu verpflichtet, bei jeder SEPA-Überweisung Name und IBAN abzugleichen. Die „Verification of Payee“ (VoP) wird als Sicherheitsmaßnahme gefeiert, doch für die Lohnabrechnung in der Praxis bedeutet sie vor allem eins: Mehrarbeit.
Warum VoP?
VoP schützt unmittelbar vor Fehlüberweisungen und Betrug im Gehaltslauf. Die Bank prüft, ob Empfängername und IBAN der Mitarbeitenden identisch sind, bevor das Gehalt überwiesen wird. So werden versehentliche oder manipulative Zahlungen auf falsche Konten zuverlässig verhindert.
Die bittere Realität: VoP ist reine Mehrarbeit
Gehaltszahlungen sind ein hochsensibler und routinierter Prozess. Die Wahrscheinlichkeit, dass hier massenhaft Betrug stattfindet, ist äußerst gering. Die Hauptursache für fehlerhafte Überweisungen sind schlicht Tippfehler oder veraltete Stammdaten, die meist durch manuelle Eingaben entstehen. Genau diese Fehler, die bisher oft von Banken stillschweigend korrigiert wurden, werden durch VoP nun unbarmherzig aufgedeckt und führen zu einem „No Match“.
Konkrete Konsequenzen bei fehlerhaften Stammdaten
Stimmen Name und IBAN im Payroll-System nicht exakt mit den Bankdaten überein, kann die VoP-Prüfung ein „No Match“ erzeugen – mit gravierenden Folgen:
Remote Work aus dem Ausland – Traum für Arbeitnehmer, Albtraum für die Payroll?
Die Pandemie hat es bewiesen: Mobiles Arbeiten funktioniert. Ob Büro, Homeoffice, Café oder gleich der Arbeitsplatz „under the palm trees“ – für viele Arbeitnehmer ist „Work from Anywhere“ heute nicht nur Wunsch, sondern bereits gelebte Praxis.
Doch: Während es für Mitarbeitende Flexibilität, Freiheit und bessere Work-Life-Balance bedeutet, bringt es für die Lohnabrechnung große Herausforderungen mit sich.
Und damit kommen wir zum Teil, der selten auf Instagram zu sehen ist 😉: Denn hinter dem Traum vom Arbeiten aus Spanien, Italien oder sogar Übersee stehen komplexe steuerliche, sozialversicherungsrechtliche, administrative und arbeitsrechtliche Fragen. Als Payroll-Spezialistin weiß ich, wie viel zusätzliche Arbeit und Haftungsrisiko im Hintergrund entsteht.
Ich schätze den Aufwand im Vergleich zu einem „normalen“ Mitarbeiterfall in der Lohnabrechnung auf mindestens 1:10 – wenn überhaupt.
Neu: Arbeitsrechtliche Besonderheiten beim Arbeiten im Ausland
Arbeiten im Ausland ist kein Selbstläufer – auch arbeitsrechtlich! Ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitgebers (idealerweise per Zusatzvereinbarung oder Betriebsvereinbarung) besteht kein Anspruch auf Workation oder dauerhaftes Homeoffice im Ausland.
Zusatzregelungen sind unerlässlich und schützen beide Seiten:
Zusatzvereinbarung notwendig: Regelt z.B. Einsatzort, maximale Dauer, Erreichbarkeit, Rückholrecht, Arbeitsmittel, Kostentragung, Versicherungsschutz und explizite Geltung deutschen Arbeitsrechts (oder ggf. Rechtswahl).
Mitbestimmung: Oft ist der Betriebsrat einzubeziehen, wenn Policies oder allgemeine Regelungen eingeführt werden.
Arbeitsschutz und lokale Gesetze: Bei längerem Aufenthalt oder in bestimmten Ländern greifen unter Umständen lokale, oft arbeitnehmerfreundlichere Regelungen (z.B. zu Arbeitszeit, Urlaub).
Datenschutz: Gerade beim Arbeiten außerhalb der EU gelten besondere Vorgaben.
Aufenthaltsstatus & Work Permits: In vielen Ländern braucht es eine Arbeitserlaubnis – schon bei zeitweiligem Aufenthalt.
Haftung & Gerichtsstand: Offenlegung, wo im Streitfall geklagt werden könnte.
Die Geringverdienergrenze von 325 Euro – Ein Relikt der Vergangenheit
In der Welt der Ausbildungsvergütungen hat sich in den letzten Jahren viel getan. Eine besonders auffällige Entwicklung: Die einst wichtige 325-Euro-Geringverdienergrenze ist für Auszubildende praktisch bedeutungslos geworden. Warum? Weil die gesetzliche Mindestausbildungsvergütung mittlerweile deutlich darüber liegt. Zeit für einen Faktencheck!
Was ist die Geringverdienergrenze überhaupt?
Die im § 20 Abs. 3 SGB IV verankerte Geringverdienergrenze besagt: Wenn ein Auszubildender nicht mehr als 325 Euro brutto im Monat verdient, übernimmt der Arbeitgeber die kompletten Sozialversicherungsbeiträge. Der Auszubildende muss dann keinen eigenen Anteil zahlen.
Diese Regelung entstand zu einer Zeit, als Ausbildungsvergütungen noch erheblich niedriger waren als heute. Sie sollte verhindern, dass Auszubildende mit sehr geringem Einkommen durch Sozialabgaben überbelastet werden.
Mindestausbildungsvergütung 2025: Weit über der Grenze
Seit dem 1. Januar 2020 gibt es in Deutschland eine gesetzlich verbindliche Mindestausbildungsvergütung, die jedes Jahr angehoben wird. Für 2025 gelten folgende Mindestsätze:
Ausbildungsjahr: 682 Euro
Ausbildungsjahr: 805 Euro
Ausbildungsjahr: 921 Euro
Ausbildungsjahr: 955 Euro
Diese Zahlen zeigen deutlich: Mit 682 Euro im ersten Jahr liegt selbst die niedrigste Mindestausbildungsvergütung mehr als doppelt so hoch wie die 325-Euro-Grenze!
Praktische Bedeutung: Fast keine mehr
Ausbildungsstart 2025: Was macht die duale Ausbildung in Deutschland so besonders?
Am 1. September, starten wieder hunderttausende junge Menschen in ihre Berufsausbildung. Doch während das duale System als Vorbild gilt, zeigen sich 2025 neue Herausforderungen.
Das Besondere: Praxis & Theorie vereint
Deutschlands duale Ausbildung bietet jungen Menschen eine einzigartige Kombination aus Berufsschule und Praxiserfahrung im Betrieb – ein Modell, das international nur wenige Länder so umsetzen. In den meisten anderen Staaten ist Ausbildung überwiegend schulisch, der Praxisbezug fehlt oft. In Deutschland hingegen finden 88 % der Absolvent:innen direkt einen Job – ein Spitzenwert im internationalen Vergleich.
Daten & Fakten 2025
475.100 neue Ausbildungsverträge – 1 % weniger als im Vorjahr
1,2 Mio. Auszubildende, davon 15 % aus dem Ausland
33.000 Jugendliche ohne Ausbildungsplatz, 15.000 Stellen unbesetzt
Warum gibt es 2025 weniger Ausbildungsverträge?
Wirtschaftliche Unsicherheiten sorgen dafür, dass viele Betriebe weniger oder gar keine Ausbildungsplätze mehr anbieten. Gleichzeitig gibt es weniger passende Bewerber – insbesondAm 1. September, starten wieder hunderttausende junge Menschen in ihre Berufsausbildung. Doch während das duale System als Vorbild gilt, zeigen sich 2025 neue Herausforderungen.
Das Besondere: Praxis & Theorie vereint
Deutschlands duale Ausbildung bietet jungen Menschen eine einzigartige Kombination aus Berufsschule und Praxiserfahrung im Betrieb – ein Modell, das international nur wenige Länder so umsetzen. In den meisten anderen Staaten ist Ausbildung überwiegend schulisch, der Praxisbezug fehlt oft. In Deutschland hingegen finden 88 % der Absolvent:innen direkt einen Job – ein Spitzenwert im internationalen Vergleich.
Daten & Fakten 2025
475.100 neue Ausbildungsverträge – 1 % weniger als im Vorjahr
1,2 Mio. Auszubildende, davon 15 % aus dem Ausland
33.000 Jugendliche ohne Ausbildungsplatz, 15.000 Stellen unbesetzt
Warum gibt es 2025 weniger Ausbildungsverträge?
Wirtschaftliche Unsicherheiten sorgen dafür, dass viele Betriebe weniger oder gar keine Ausbildungsplätze mehr anbieten. Gleichzeitig gibt es weniger passende Bewerber – insbesond
Gehaltsverzicht / Entgeltumwandlung: Worauf Arbeitgeber achten müssen
In letzter Zeit spreche ich mit vielen Leuten über das Thema Entgeltumwandlung bzw. Gehaltsverzicht zugunsten einer Sachzuwendung – vor allem beim Dienstrad. Dabei wird oft übersehen, wie wichtig die arbeitsrechtliche Regelung im Vertrag ist und welche Folgen sie hat.
Was passiert bei einem Gehaltsverzicht?
Der Arbeitnehmer verzichtet in Höhe der Leasingrate auf sein Bruttogehalt. Dadurch sinkt das Steuer- und Sozialversicherungsbrutto. Ergebnis: weniger Lohnsteuer und – bis zur Beitragsbemessungsgrenze – geringere Sozialversicherungsbeiträge für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Nach Ende des Leasingvertrags erhöht sich das Brutto wieder auf das ursprüngliche Niveau.
👉 Beispiel: Die Leasingrate beträgt 70 €. Durch Steuer- und SV-Ersparnis reduziert sich der reale Aufwand des Arbeitnehmers auf etwa 35 €.
Das klingt nach einer Win-Win-Situation – ähnlich wie bei der betrieblichen Altersvorsorge. Aber: In der bAV muss der Arbeitgeber seit 2019 seine SV-Ersparnis an den Arbeitnehmer weitergeben.
Arbeitsrechtliche Voraussetzungen
Damit ein Gehaltsverzicht auch sozialversicherungsrechtlich anerkannt wird, muss er im Arbeitsvertrag korrekt geregelt sein. Denn in der SV gilt das Entstehungsprinzip: Entscheidend ist, was im Vertrag steht – nicht, was tatsächlich ausgezahlt wird (anders als im Steuerrecht, wo das Zuflussprinzip greift).
Das Bundessozialgericht fordert daher, dass folgende Bedingungen erfüllt sind:
Der Payroll Podcast – Folge 12: KI-Assistent Buddy im Praxistest
SD Worx Buddy – ein intelligenter KI-Assistent zieht ein und versteht Payroll
In dieser Folge ist wieder Uwe Klappich, Cluster Lead New Payroll Technology bei SD Worx, zu Gast bei mir im Podcast.
Vor einem Jahr – in Folge 7 – war Buddy, das neue Echtzeit-Lohnabrechnungssystem, noch in der Entwicklung.
Jetzt ist Buddy live – und bringt einen smarten KI-Assistenten mit.
Wir sprechen über die Entwicklungen seit der letzten Folge, werfen einen Blick auf die Live-Demo und diskutieren die Zukunft von Payroll, speziell für kleine und mittlere Unternehmen.
Out Now: Folge 12 von DER PAYROLL Podcast – SD Worx Buddy & KI-Assistent in Aktion
Ein Jahr nach seiner Ankündigung ist es soweit: Buddy, das Echtzeit-Lohnabrechnungssystem von SD Worx, ist live – und bringt einen smarten KI-Assistenten mit, der Payroll-Prozesse einfacher, schneller und sicherer macht.
In dieser Episode spricht Sabine Katzmair mit Uwe Klappich, Cluster Lead New Payroll Technology bei SD Worx, über:
Buddy in der Praxis – Erfahrungen aus den Pilotprojekten
Was der KI-Assistent kann – inkl. Live-Demo im Video
Datenschutz & KI – so funktioniert sichere Payroll
Warum Buddy besonders für KMU interessant ist
Warum Sie den Wissensstand Ihres Payroll-Teams nicht dem Bauchgefühl überlassen sollten
Was Ihre Payroll-Mitarbeiter wirklich wissen – raus aus der Black Box.
Für viele Personalleiter:innen und Payroll-Führungskräfte ist das Wissenslevel im Team eine Black Box.
Ob langjährige Mitarbeitende, neue Kolleg:innen oder Quereinsteiger – wer worin sattelfest ist und wo Lücken bestehen, bleibt oft unklar. Dabei geht es nicht nur um Weiterbildung, sondern um Compliance, Haftung und fachliche Sicherheit.
Gerade in sensiblen Themen wie Lohnsteuer, Sozialversicherung oder Arbeitsrecht können Fehleinschätzungen schnell teuer werden – für das Unternehmen und die Verantwortlichen.
Schulungsbedarfsanalyse Payroll – für mehr Durchblick
Ziel der Analyse:
Transparenz schaffen. Risiken minimieren. Entwicklung gezielt steuern.
eine belastbare Einschätzung zu Wissen & Weiterbildungsbedarf Ihrer Mitarbeitenden
Klarheit über Stärken, Entwicklungspotenziale und kritische Lücken
Empfehlungen zur Gruppeneinteilung und thematischen Schwerpunktsetzung
Unterstützung bei Umstrukturierungen und Aufgabenverteilung
Absicherung in Fragen von Compliance und Haftung
Azubi-Webinar „Payroll lernen mit KI“ – Premiere gelungen!
Im Juni 2025 ist mein erstes Azubi-Webinar gestartet – eine Premiere für einen Ausbildungsbetrieb ganz im Norden von Deutschland: Ein Inhouse-Webinar speziell für Auszubildende im Bereich HR & Payroll – mit KI, Flipcharts und jeder Menge Praxisnähe.
Ziel des Webinars
Azubis für das Thema Entgeltabrechnung interessieren – und ihnen zeigen, dass Payroll kein Buch mit sieben Siegeln ist. Dazu gehört: ein verständlicher Einstieg in Brutto vs. Netto, erste Grundlagen im Arbeitsrecht und Sozialversicherung – und ein spielerischer Zugang zu KI-Tools.
Denn: Brutto/Netto gehört zum Basiswissen für jede:n Azubi – unabhängig vom späteren Einsatzbereich. Und wenn dabei vielleicht sogar das Feuer für Payroll überspringt, ist der erste Schritt in Richtung Nachwuchskraft gemacht.
Besonders schön waren die Rückmeldungen
KI-Lockdown in Unternehmen – Wenn Datenschutz zum Innovationsbremser wird
Nur rund 20 % der Unternehmen nutzen derzeit KI in HR oder Payroll – und das sind fast ausschließlich Großunternehmen. Im Mittelstand? Kaum mehr als 5 %.
Dabei steckt in KI enormes Potenzial: Von smarter Dokumentenverarbeitung über Textautomatisierung bis hin zu datengetriebener Entscheidungsunterstützung. Doch viele Unternehmen trauen sich nicht – oder dürfen nicht.
Der Grund? Datenschutz. Oder besser gesagt: Angst vor Datenschutzverstößen.
Ein echter Satz meinem Trainer-Alltag:
„Wir hatten jetzt unsere allgemeine KI-Schulung nach EU AI Act. Ihr Webinar war ehrlich gesagt viel besser. Da ging es endlich mal um die Anwendung. Bei uns nur Datenschutz, Datenschutz. Jetzt darf ich ChatGPT und Perplexity nicht mehr nutzen. Nur noch Co-Pilot, und der ist langweilig.“
Diese Rückmeldung kam von einer Kundin, die mein KI-Webinar für Azubis gebucht hat – Auftraggeberin und Teilnehmerin zugleich. Ihr Frust ist kein Einzelfall.
Und ganz ehrlich: Ich persönlich bin kein Fan von Co-Pilot. Für viele praktische Anwendungen, gerade im HR- und Payrollkontext, bietet er mir zu wenig Nutzwert und zu viel technisches Framework. KI muss sich an der echten Arbeit orientieren – nicht an starren Tools.