KI(RA) schaut in die Lohnbücher – ab 2027 wird die digitale Betriebsprüfung Pflicht!
Wer schon einmal als Lohnabrechner eine neue Arbeitgeberbetriebsnummer beantragt hat, kennt das Problem: Das Verfahren ist oft bürokratisch, mit Rückfragen von Agentur für Arbeit und Unfallversicherung – völlig normal. Das ändert sich gerade: Seit Juli 2025 unterstützt ein KI-Assistent bei der Auswahl des wirtschaftlichen Schwerpunkts, indem er Freitextbeschreibungen der Betriebe analysiert und passende Wirtschaftsunterklassen vorschlägt. Das macht den Antrag deutlich einfacher und reduziert Fehler.
Aber auch bei der Deutschen Rentenversicherung tut sich etwas: Künstliche Intelligenz soll in mehreren Prozessen unterstützen – und dabei geht es längst nicht mehr nur um Service-Optimierung.
KI bei der Rentenversicherung: Das ist schon Realität
KIRA prüft Lohnkonten: Ein KI-Assistent durchsucht Beitrags- und Meldedaten nach Auffälligkeiten, Lücken und Unregelmäßigkeiten. Betriebsprüfer erhalten eine risikoorientierte Priorisierung, entscheiden aber weiterhin selbst – der flächendeckende Einsatz ist ab 2026 geplant.
KI-Assistent für Gutachten: Digitale Analysen prüfen jährlich zehntausende medizinische Gutachten für Erwerbsminderungsrenten auf Widersprüche und Unstimmigkeiten, um die Qualität zu erhöhen und Bearbeitungszeiten zu verkürzen.
Voicebot im Service: Ein KI-gestützter Sprachassistent strukturiert Anrufe, erfasst Versichertendaten und leitet an die richtige Stelle weiter – so werden Servicecenter spürbar entlastet.
Jahresrückblick 2025: Wir machen Payroll-Teams fit für die Zukunft – mit KI und fachlicher Expertise
Unsere Highlights 2025 Ein erfolgreiches Jahr geht zu Ende. Die Payroll Academy blickt zurück auf 12 Monate Innovation, praxisnahe Trainings und wichtige Entwicklungen im Bereich der KI-gestützten Payroll-Weiterbildung. Zu Beginn des Jahres haben wir unsere KI-gestützten Lernkonzepte speziell für HR- und Payroll-Mitarbeitende weiterentwickelt. Payroll-Lernreisen und Payroll lernen mit KI – erste Erfolge Im Frühjahr startete […]
Remote Work aus dem Ausland – Traum für Arbeitnehmer, Albtraum für die Payroll?
Die Pandemie hat es bewiesen: Mobiles Arbeiten funktioniert. Ob Büro, Homeoffice, Café oder gleich der Arbeitsplatz „under the palm trees“ – für viele Arbeitnehmer ist „Work from Anywhere“ heute nicht nur Wunsch, sondern bereits gelebte Praxis.
Doch: Während es für Mitarbeitende Flexibilität, Freiheit und bessere Work-Life-Balance bedeutet, bringt es für die Lohnabrechnung große Herausforderungen mit sich.
Und damit kommen wir zum Teil, der selten auf Instagram zu sehen ist 😉: Denn hinter dem Traum vom Arbeiten aus Spanien, Italien oder sogar Übersee stehen komplexe steuerliche, sozialversicherungsrechtliche, administrative und arbeitsrechtliche Fragen. Als Payroll-Spezialistin weiß ich, wie viel zusätzliche Arbeit und Haftungsrisiko im Hintergrund entsteht.
Ich schätze den Aufwand im Vergleich zu einem „normalen“ Mitarbeiterfall in der Lohnabrechnung auf mindestens 1:10 – wenn überhaupt.
Neu: Arbeitsrechtliche Besonderheiten beim Arbeiten im Ausland
Arbeiten im Ausland ist kein Selbstläufer – auch arbeitsrechtlich! Ohne ausdrückliche Zustimmung des Arbeitgebers (idealerweise per Zusatzvereinbarung oder Betriebsvereinbarung) besteht kein Anspruch auf Workation oder dauerhaftes Homeoffice im Ausland.
Zusatzregelungen sind unerlässlich und schützen beide Seiten:
Zusatzvereinbarung notwendig: Regelt z.B. Einsatzort, maximale Dauer, Erreichbarkeit, Rückholrecht, Arbeitsmittel, Kostentragung, Versicherungsschutz und explizite Geltung deutschen Arbeitsrechts (oder ggf. Rechtswahl).
Mitbestimmung: Oft ist der Betriebsrat einzubeziehen, wenn Policies oder allgemeine Regelungen eingeführt werden.
Arbeitsschutz und lokale Gesetze: Bei längerem Aufenthalt oder in bestimmten Ländern greifen unter Umständen lokale, oft arbeitnehmerfreundlichere Regelungen (z.B. zu Arbeitszeit, Urlaub).
Datenschutz: Gerade beim Arbeiten außerhalb der EU gelten besondere Vorgaben.
Aufenthaltsstatus & Work Permits: In vielen Ländern braucht es eine Arbeitserlaubnis – schon bei zeitweiligem Aufenthalt.
Haftung & Gerichtsstand: Offenlegung, wo im Streitfall geklagt werden könnte.
Die Geringverdienergrenze von 325 Euro – Ein Relikt der Vergangenheit
In der Welt der Ausbildungsvergütungen hat sich in den letzten Jahren viel getan. Eine besonders auffällige Entwicklung: Die einst wichtige 325-Euro-Geringverdienergrenze ist für Auszubildende praktisch bedeutungslos geworden. Warum? Weil die gesetzliche Mindestausbildungsvergütung mittlerweile deutlich darüber liegt. Zeit für einen Faktencheck!
Was ist die Geringverdienergrenze überhaupt?
Die im § 20 Abs. 3 SGB IV verankerte Geringverdienergrenze besagt: Wenn ein Auszubildender nicht mehr als 325 Euro brutto im Monat verdient, übernimmt der Arbeitgeber die kompletten Sozialversicherungsbeiträge. Der Auszubildende muss dann keinen eigenen Anteil zahlen.
Diese Regelung entstand zu einer Zeit, als Ausbildungsvergütungen noch erheblich niedriger waren als heute. Sie sollte verhindern, dass Auszubildende mit sehr geringem Einkommen durch Sozialabgaben überbelastet werden.
Mindestausbildungsvergütung 2025: Weit über der Grenze
Seit dem 1. Januar 2020 gibt es in Deutschland eine gesetzlich verbindliche Mindestausbildungsvergütung, die jedes Jahr angehoben wird. Für 2025 gelten folgende Mindestsätze:
Ausbildungsjahr: 682 Euro
Ausbildungsjahr: 805 Euro
Ausbildungsjahr: 921 Euro
Ausbildungsjahr: 955 Euro
Diese Zahlen zeigen deutlich: Mit 682 Euro im ersten Jahr liegt selbst die niedrigste Mindestausbildungsvergütung mehr als doppelt so hoch wie die 325-Euro-Grenze!
Praktische Bedeutung: Fast keine mehr
Ausbildungsstart 2025: Was macht die duale Ausbildung in Deutschland so besonders?
Am 1. September, starten wieder hunderttausende junge Menschen in ihre Berufsausbildung. Doch während das duale System als Vorbild gilt, zeigen sich 2025 neue Herausforderungen.
Das Besondere: Praxis & Theorie vereint
Deutschlands duale Ausbildung bietet jungen Menschen eine einzigartige Kombination aus Berufsschule und Praxiserfahrung im Betrieb – ein Modell, das international nur wenige Länder so umsetzen. In den meisten anderen Staaten ist Ausbildung überwiegend schulisch, der Praxisbezug fehlt oft. In Deutschland hingegen finden 88 % der Absolvent:innen direkt einen Job – ein Spitzenwert im internationalen Vergleich.
Daten & Fakten 2025
475.100 neue Ausbildungsverträge – 1 % weniger als im Vorjahr
1,2 Mio. Auszubildende, davon 15 % aus dem Ausland
33.000 Jugendliche ohne Ausbildungsplatz, 15.000 Stellen unbesetzt
Warum gibt es 2025 weniger Ausbildungsverträge?
Wirtschaftliche Unsicherheiten sorgen dafür, dass viele Betriebe weniger oder gar keine Ausbildungsplätze mehr anbieten. Gleichzeitig gibt es weniger passende Bewerber – insbesondAm 1. September, starten wieder hunderttausende junge Menschen in ihre Berufsausbildung. Doch während das duale System als Vorbild gilt, zeigen sich 2025 neue Herausforderungen.
Das Besondere: Praxis & Theorie vereint
Deutschlands duale Ausbildung bietet jungen Menschen eine einzigartige Kombination aus Berufsschule und Praxiserfahrung im Betrieb – ein Modell, das international nur wenige Länder so umsetzen. In den meisten anderen Staaten ist Ausbildung überwiegend schulisch, der Praxisbezug fehlt oft. In Deutschland hingegen finden 88 % der Absolvent:innen direkt einen Job – ein Spitzenwert im internationalen Vergleich.
Daten & Fakten 2025
475.100 neue Ausbildungsverträge – 1 % weniger als im Vorjahr
1,2 Mio. Auszubildende, davon 15 % aus dem Ausland
33.000 Jugendliche ohne Ausbildungsplatz, 15.000 Stellen unbesetzt
Warum gibt es 2025 weniger Ausbildungsverträge?
Wirtschaftliche Unsicherheiten sorgen dafür, dass viele Betriebe weniger oder gar keine Ausbildungsplätze mehr anbieten. Gleichzeitig gibt es weniger passende Bewerber – insbesond
Azubi-Webinar „Payroll lernen mit KI“ – Premiere gelungen!
Im Juni 2025 ist mein erstes Azubi-Webinar gestartet – eine Premiere für einen Ausbildungsbetrieb ganz im Norden von Deutschland: Ein Inhouse-Webinar speziell für Auszubildende im Bereich HR & Payroll – mit KI, Flipcharts und jeder Menge Praxisnähe.
Ziel des Webinars
Azubis für das Thema Entgeltabrechnung interessieren – und ihnen zeigen, dass Payroll kein Buch mit sieben Siegeln ist. Dazu gehört: ein verständlicher Einstieg in Brutto vs. Netto, erste Grundlagen im Arbeitsrecht und Sozialversicherung – und ein spielerischer Zugang zu KI-Tools.
Denn: Brutto/Netto gehört zum Basiswissen für jede:n Azubi – unabhängig vom späteren Einsatzbereich. Und wenn dabei vielleicht sogar das Feuer für Payroll überspringt, ist der erste Schritt in Richtung Nachwuchskraft gemacht.
Besonders schön waren die Rückmeldungen
Jasmins kleine Payroll Lernreise – vom Azubi zur Payroll Nachwuchskraft
In nur sechs Wochen hat Azubine Jasmin die Grundlagen der Lohnabrechnung erfolgreich erlernt – individuell, KI-gestützt und praxisnah.
Jasmin ist Auszubildende zur Industriekauffrau im 2. Lehrjahr. Während ihrer Ausbildungsstation in der HR- und Payroll-Abteilung fiel sie der Leitung Entgeltabrechnung positiv auf: Interesse an Payroll? Motivation? Eigeninitiative? Jackpot. Die Leitung freut sich, denn sie muss dringend ihr Fachkräftenachwuchsproblem lösen.
Die Entscheidung, Jasmin über eine Lernreise im Bereich Payroll auszubilden, war bereits getroffen. Als Einstieg diente das interaktives Azubi-Webinar der Payroll Academy zum Thema Payroll & KI. Dort wurde nicht nur das Interesse anderer Azubis gestärkt – es wurde auch der Rahmen für den Start der Payroll Lernreise gesetzt: spielerisch, praxisnah und digital unterstützt.
GEN XYZ in der Payroll – wie wir vom Generationenmix profitieren
Die re:publica in Berlin diskutiert über den Generationenwechsel – und das Thema ist auch in der Lohnabrechnung längst Realität.
In vielen Unternehmen arbeiten derzeit vier Generationen Seite an Seite in einem Payroll-Team:
Babyboomer, Generation X, Millennials, und Gen Z.
Vier Generationen in einem Team – klingt spannend, oder anstrengend? Die Wahrheit ist: beides.
Doch gerade in dieser Vielfalt liegt eine große Chance – wenn man sie erkennt und gestaltet.
Nachwuchssicherung in der Payroll – so klappt’s mit der GEN Z!
Wie sichert man eigentlich Nachwuchs und Fachkräfte in der Payroll? Seien wir ehrlich: Kaum jemand sagte von uns nach der Schule oder dem Studium „Ich will unbedingt in die Lohnabrechnung!“ Oder in die Buchhaltung. Diese Bereiche gelten selten als „hip“ oder besonders attraktiv. Viele von uns sind eher zufällig dort gelandet – durch ein Praktikum, einen Ausbildungsteil oder weil jemand im Umfeld dort arbeitet.
Payroll ist ein klassischer Quereinsteigerberuf – es gibt keine spezielle IHK-Ausbildung. Man braucht meist eine kaufmännische Basis und qualifiziert sich dann weiter.
Doch wie erreichen wir die Gen Z, die Generation Influencer für diese – sagen wir mal – „weniger glanzvollen“ Bereiche?
Meine Antwort: Mit modernen, spielerischen Lernkonzepten. Wenn junge Menschen merken: „Hey, das ist ja gar nicht so trocken, wie ich dachte!“ – dann haben wir den ersten Schritt geschafft. Im besten Fall entsteht so echtes Interesse und langfristige Bindung. Und vielleicht sogar: neue Payroll-Fachkräfte!
Letztes Jahr durfte ich eine junge Auszubildende auf ihrem Weg zur Payroll-Fachkraft begleiten: Jana. Heute arbeitet sie bereits ziemlich erfolgreich als Payroll Specialist.
Im Rahmen meines Lernkonzepts der Payroll Lernreise hat sie sich innerhalb von nur drei Monaten strukturiert und praxisnah eingearbeitet.
Jetzt – ein Jahr später – haben wir uns erneut ausgetauscht: über ihre Erfahrungen, nachhaltiges Lernen und Ihre Erwartungen als GEN Z an Arbeitgeber.
Fehler in der Lohnabrechnung – Warum sie passieren und was Führung damit zu tun hat
Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler
Fehler gehören zum Arbeitsalltag. Ob ein Tippfehler in einer Marketing-Broschüre, eine übersehene Rechnung in der Buchhaltung oder ein fehlerhaft gefertigtes Bauteil in der Produktion – überall kann etwas schiefgehen. Das gilt auch für die Lohnabrechnung.
Obwohl Payroll-Mitarbeiter für ihre Genauigkeit bekannt sind, passieren auch hier Fehler. Doch nicht alle Fehler sind gleich. Während kleine Ungenauigkeiten meist wenig Schaden anrichten, können große Abrechnungsfehler erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben. Sozialversicherungsnachzahlungen, Lohnsteuerfehler oder fehlerhafte Vergütungen können das Unternehmen teuer zu stehen kommen.
Und hier kommt die Führung ins Spiel: Denn oft sind es nicht nur individuelle Fehler, sondern strukturelle Probleme, die zu solchen Risiken führen.